Pasos básicos para escribir un reporte técnico

Escrito por miranda morley Google | Traducido por laura de alba
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Pasos básicos para escribir un reporte técnico
las ayudas visuales como las gráficas y las tablas pueden mejorar enormemente tu reporte técnico. (budget report image by TEMISTOCLE LUCARELLI from Fotolia.com)

Si alguna vez has leído un manual para ensamblar u operar una nueva compra y has terminado más confundido de lo que comenzaste, no te sientas solo. La escritura técnica puede ser difícil incluso para el profesional más experimentado. Sin embargo, al escribir un reporte técnico es importante incluir asuntos pertinentes con la materia, ser claro y conciso y organizar la información de forma que el lector pueda entenderla fácilmente.

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Elección de la materia

Las personas generalmente describen reportes técnicos cuando tienen que hacer algún tipo de investigación y necesitan presentar los resultados a una audiencia en específico. Esta investigación podría ser una investigación de campo (encuestas, entrevistas y observaciones) o una investigación en libros. Sin importar el tipo de investigación que hagas, no serás capaz de compartir toda la información que reuniste. En “Some Advice on Writing a Technical Report" (Algunos consejos sobre la escritura de reportes técnicos), Alan Sherman de la Universidad de Maryland, en el condado de Baltimore, sugiere que el reporte debe enfocarse en descubrimientos significativos que muestren que la materia de tu investigación es interesante e importante. También tienes incluir elementos como el diseño de la investigación y recomendaciones, si fueran necesarias.

Ser claro y conciso

Las personas no leen reportes técnicos por su lenguaje florido e imágenes. En lugar de eso, lo hacen porque están buscando un tipo específico de información. Sé claro y conciso al escribir tu reporte. Piensa en tu audiencia y tu propósito y escribe de la forma que mejor permita a los lectores entender lo que estás tratando de comunicar. Por ejemplo, si sabes que muchas personas que hablan inglés como segundo lenguaje leerán tu reporte, evita los clichés y las expresiones idiomáticas. Siempre que sea posible, ve al punto, eliminando palabras, oraciones y párrafos que no necesites para reportar la información que reuniste.

Organiza tu información

La organización es crítica en los reportes técnicos. Ya sea que estés escribiendo un artículo sobre cómo hacer algo o un reporte fiscal para tu trabajo, la información desorganizada puede hacer difícil que los lectores utilicen esa información. La audiencia y tu propósito influyen mucho en la forma de organizar tu reporte. Lo que tu audiencia ya sabe sobre el tema determinará lo que necesitas incluir en la información de antecedentes antes de las especificaciones. Si el propósito de tus reporte es justificar el uso del dinero o abogar para que se tome una acción, termina con una propuesta o apelación y organiza el cuerpo de tu reporte alrededor del apoyo a esta acción. Los individuos que escriben sobre cómo hacer algo necesitan asegurarse de que los pasos sean colocados en un orden apropiado y cronológico.

Citar fuentes externas

Debido a que los reportes técnicos informativos frecuentemente revelan resultados de investigación, tal vez tengas que citar las ideas de otros en tu texto. Si citas o parafraseas estas fuentes, necesitas darles el crédito apropiado. Si escribes al reporte para el trabajo, una nota al final o un pie de página es lo recomendable para estas citas. Sin embargo, si estás escribiendo en reporte para la escuela, tu profesor o maestro regularmente pedirá que utilices un estilo de citación existente, como el de la Asociación de Lenguaje Moderno o el de la Asociación Psicológica Estadounidense.

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