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Las ventajas de un informe formal

Escrito por natalie andrews | Traducido por silvina ramos
Las ventajas de un informe formal

Los informes formales incluyen claridad, tecnicismos y simplicidad.

Comstock Images/Comstock/Getty Images

Si bien un informe formal es, mayormente, una presentación informativa, el objetivo final del informe puede variar. Puede resumir los detalles de una propuesta o diseño de proyecto, documentar y analizar resultados experimentales, proponer un curso de acción basado en la información disponible y verificar y evaluar los resultados de otros estudios formales. Un informe formal presenta ciertas ventajas para el lector e investigador, los cuales dependen de sus características básicas.

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Organización y claridad

La estructura y lenguaje de un informe formal le permite al autor presentar su información de forma sistemática, enfocarse en los puntos claves y proveer información secundaria y tangencial. El informe está dividido en secciones bien definidas, las cuales están organizadas de forma lógica. A través de esta presentación metódica de la información, el lector puede comprender rápidamente lo que el investigador desea expresar. Antes de redactar el informe, se motiva a los escritores a analizar su audiencia (es decir, conocer si los lectores serán técnicos, expertos, ejecutivos o una audiencia general/mixta). Un informe bien escrito, por lo tanto, contiene la menor cantidad de jerga técnica posible y se puede comprender en la primera lectura.

Objetividad y confiabilidad

Un informe formal también provee una presentación neutral e imparcial y, posiblemente, un análisis de la información. Cuando es necesario el análisis o suposición, se debería proveer una base lógica clara y basada en hechos. Esto hace referencia a la presentación de datos concretos: estadísticas, resultados experimentales, investigación bien documentada y otros fundamentos. Debido a que se omite la subjetividad, un informe formal puede ser utilizado como una referencia secundaria confiable o como literatura para estudios relacionados. Mientras que un informe informal puede leerse solamente como un suplemento, un informe formal puede ser citado en estudios relacionados sin que se cuestione su validez.

Precisión y verificabilidad

La precisión hace referencia a que un escritor afirma todos los hechos de forma clara y completa: provee dimensiones y unidades exactas cuando es necesario, define términos técnicos y utilizar lenguaje concreto que no deja espacio para la ambigüedad. La verificabilidad, por otra parte, significa que la información se atribuye, de forma apropiada, a las fuentes correctas y en la bibliografía no se omiten publicaciones, libros o artículos. Si bien consume tiempo, esto asegura que un informe formal sea confiable y permite que otro investigador pueda verificar si la información presentada es correcta al replicar el experimento o revisar las fuertes citadas.

Brevedad

Otra ventaja de un informe formal es que el lector recibe toda la información pertinente sin tener que leer diversos libros sobre el tema. El informe también contiene un resumen de la información de fondo necesaria para comprender el tema así como todo el análisis, las conclusiones y recomendaciones. A diferencia de los libros de texto, que pueden incluir detalles irrelevantes que contribuyen a la explicación y claridad, los informes formales expresan todo de forma corta, simple y concisa. Operan bajo el principio de la economía: se utiliza la menor cantidad de palabras posible para presentar la información deseada.

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