Instrucciones

Step 1

Carga la impresora con papel que tenga el membrete de la empresa. Esta carta será parte del archivo oficial del empleado, por lo que debes seguir el protocolo adecuado.

Step 2

Escribe la fecha completa. Salta una línea y escribe el nombre del empleado y la dirección de la empresa. Aunque en realidad no enviarás la carta, seguir el formato apropiado para una carta comercial le dará un aspecto profesional.

Step 3

Comienza la carta escribiendo el nombre del empleado, seguido de dos puntos. Luego, salta una línea.

Step 4

Inicia el primer párrafo indicando claramente la naturaleza de la infracción. Consulta el manual para los empleados de tu empresa de manera que el individuo pueda ver el reglamento por sí mismo. Da detalles específicos acerca de la infracción, como la fecha en que ocurrió el incidente, y menciona a otros empleados que estuvieron involucrados. Señalar esta información de manera clara te ayudará en caso de que el empleado se oponga a la acción disciplinaria y lleve el asunto a los tribunales.

Step 5

Explica en detalle lo que el empleado hizo mal y cómo debería haber actuado en la situación. Los empleados a veces violan las reglas porque no las entienden con claridad, por lo que dar una explicación de la infracción y proporcionar la información adecuada ayudará a prevenir que el individuo viole el reglamento por segunda vez. Indica al trabajador que puedes reunirte con él para discutir el asunto en detalle.

Step 6

Dale al empleado la oportunidad de reparar la infracción, como escribir una carta formal de disculpas para la otra parte. Infórmale de las fechas límite para presentar una respuesta o carta.

Step 7

Dile al empleado de manera clara y concisa lo que puede esperar como consecuencia de su infracción. Da detalles apropiados sobre su castigo, como las fechas de las audiencias o la fecha en que se haría efectivo su despido, si es el caso. Si el trabajador debe esperar una acción disciplinaria progresiva como resultado de nuevas infracciones, infórmale cuáles serán esos castigos.

Step 8

Proporciona al empleado información sobre el proceso de apelación, si es el caso.

Step 9

Pide al individuo una respuesta formal para su expediente; a menudo, la respuesta será en forma de una carta formal. Necesitarás esta documentación para el expediente del empleado en caso de que este lleve el asunto a los tribunales.

Step 10

Escribe tu nombre completo y cargo. Imprime la carta y firma con tinta azul o negra sobre tu nombre.

Step 11

Haz varias copias de la carta. Guarda una copia en el expediente del empleado, da otra al abogado de tu empresa y guarda otra en tus archivos.

Step 12

Envía la carta al empleado o dásela delante de un testigo discreto, como un representante de recursos humanos o tu asistente administrativo. Necesitas la confirmación de que el empleado recibió la notificación oficial.