Qué hace a un buen planificador de eventos

Escrito por chris sherwood | Traducido por manuel winocur
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Qué hace a un buen planificador de eventos
Un buen organizador de eventos siempre está preparado. Esto puede ser tan simple como calcular cubiertos extra por si aparecen más invitados por sorpresa. (party food image by Bartlomiej Nowak from Fotolia.com)

La organización de eventos es una de las carreras más populares en el campo del entretenimiento. Un profesional de este rubro trabaja con clientes diversos, desde grandes empresas a clientes que quieren armar una fiesta de cumpleaños sencilla. El mercado laboral es competitivo, pero con dedicación, cualquiera puede tener éxito en el área de planeamiento de eventos.

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Organización

Una de las cualidades más importantes para los organizadores de eventos es la organización. Los clientes esperarán que organices cada parte de su evento siguiendo especificaciones exactas. La sola información puede sobrepasar a un organizador de eventos poco ordenado. La organización para un organizador de eventos incluye citas, reuniones, recibos y personal. Los clientes esperan que conozcas el evento mejor que ellos mismos. No puedes lograr esto a menos que seas eficiente y ordenado.

Creatividad

Lo que distingue a un buen organizador de eventos es la creatividad. El cliente no solo quiere que cumplas con los detalles del evento que el quiera, sino que también espera que le propongas ideas para aumentar y expandir sus deseos. Algunos clientes pueden acudir a ti sin ninguna idea de cómo quieren que se vea su evento. En estas situaciones la creatividad es la clave. Hay muchos organizadores "en serie" que utilizan las mismas decoraciones y lugares que otros organizadores. Ser creativo, con ideas para decorado y lugares de eventos únicos te permitirá diferenciarte de la manada y obtener más clientela.

Investigación

Un buen organizador de eventos investigan mucho antes de proponer una idea a un cliente potencial. Los organizadores de eventos deben conocer la vanguardia del diseño, el catering y el entretenimiento. Esto permite que el organizador sugiera ideas que no solo hagan que el cliente impresione a los que asistan al evento, sino que haga que tú impresiones como organizador de eventos. La investigación también te puede dar inspiraciones para futuros eventos en los que trabajes.

Servicio al consumidor

La organización de eventos puede volverse un trabajo estresante a medida que el evento se acerca. Si logras mantener tu estrés bajo control y das un servicio útil y amigable, de seguro te contratarán de nuevo. Tu cliente y sus invitados exigirán un servicio al consumidor de primera linea. Para complacer a tu cliente, y para obtener clientes nuevos, es esencial proveer este servicio de una manera profesional y amigable.

Negocios

Es crucial tener un buen sentido para los negocios. Tus clientes esperarán el mejor evento a cambio de su dinero. Para ahorrar dinero debes saber negociar precios para los servicios, bienes, servicio de catering y precio de alquiler del lugar. Ahorrar dinero te permitirá aumentar tu margen de ganancia, y te permitirá hacer mejores ofertas que otros organizadores en tu área.

Flexibilidad

La organización de eventos requiere ser flexible. Los salones de eventos se excederán en sus reservas, los proveedores cancelarán, y las decoraciones llegarán con los colores incorrectos. Es inevitable que algo salga mal. Un buen organizador de eventos siempre tiene un plan de respaldo. Debe poder no sólo implementar la nueva idea, sino que debe poder vendérsela a los clientes como una opción mejor que la original.

Preparación

Un buen organizador de eventos siempre está preparado. Esto puede ser tan simple como calcular cubiertos extra por si aparecen más invitados por sorpresa. El organizador de eventos debe dar la impresión de poder predecir los cambios en el evento. La única manera de lograr esto es estar preparado para cualquier variable que pueda presentarse. El organizador de eventos también debe estar preparado para que el evento empiece puntualmente. Los clientes se frustran mucho si un evento comienza tarde debido a errores del catering, del entretenimiento o planeamiento general. El organizador debe poder calcular el tiempo a la perfección para asegurarse de que el evento comience y termine a la hora correcta.

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