Cualidades personales importantes de una recepcionista

Escrito por lisa bigelow | Traducido por valeria d'ambrosio
Cualidades personales importantes de una recepcionista

The Rainmaker Group denomina a las recepcionistas como "Directoras de primeras impresiones".

Goodshoot/Goodshoot/Getty Images

Las recepcionistas suelen ser el primer punto de contacto que los clientes encuentran al ingresar a una empresa o llamar por teléfono a la misma. La primera impresión es importante, así que encontrar a una recepcionista que cuente con la combinación justa de profesionalismo, competencia y simpatía contribuirá a constituir tu empresa y garantizar su buen funcionamiento.

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Evaluación comparativa de las habilidades

La empresa de gestión de recursos humanos The Rainmaker Group recomienda adoptar un enfoque sistemático para identificar las características claves de una buena recepcionista antes de comenzar el proceso de entrevistas y contratación. Debido a que estas personas suelen ser el primer punto de contacto con el mundo exterior, lo que la recepcionista transmite debe coincidir con la imagen corporativa. Según Rainmaker, el estilo de comportamiento, los valores y los motivadores junto con las habilidades y características personales revisten mucha importancia. Si bien el profesionalismo y la competencia siempre son importantes, las habilidades personales deseadas pueden ser diferentes en una galería de arte y un estudio de abogados, por ejemplo.

Comportamiento valioso

Si bien la imagen corporativa es importante, las buenas recepcionistas comparten características particulares de comportamiento que las convierten en excelentes miembros de equipo. Primero, deben enfocarse en el cliente, incluidos los compañeros de trabajo. También les debe gustar conversar con otras personas y no molestarse ante interrupciones frecuentes, como llamadas telefónicas y visitas. Además, una recepcionista debe ser capaz de mantener su ambiente laboral organizado y limpio; la organización es útil cuando se le asignan dos tareas al mismo tiempo, algo muy común en la recepciones. Las buenas habilidades de comunicación, lo que incluye la redacción y la capacidad de hablar claro y con perfecta dicción, también son fundamentales, según lo establece Genius Centre, una empresa de asesoramiento comercial.

Automotivación

De acuerdo con Rainmaker, una recepcionista eficiente debe centrarse en hacer sus tareas correctamente, adaptándose a la cultura y los estándares de la empresa. No sólo debe aprender rápidamente cómo funcionan las cosas, sino que debe centrarse en lograr el equilibrio entre las tareas y el tiempo disponible. Aprender sobre la empresa, lo que incluye dominar nuevas tareas y dar una mano donde se necesite, convierte a una recepcionista en un activo valioso. Aunque estas habilidades pueden no formar parte de la descripción oficial del empleo, son las que diferencian a las recepcionistas eficientes de las que no lo son.

Habilidades personales

Las recepcionistas suelen trabajar con poca supervisión y deben ser capaces de tomar decisiones diplomáticas orientadas al cliente, a menudo bajo presión y sin perder la calma. Por lo tanto, las mejores recepcionistas suelen ser flexibles y tienen excelentes habilidades de planificación y organización. También tienen tacto; recuerda que un cliente enfadado puede descargarse primero con la recepcionista y ella debe ser capaz de aliviar las frustraciones para ahorrar dolores de cabeza a la gerencia. Por lo tanto, los buenos modales y la diplomacia son fundamentales.

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