Descripción del puesto de una secretaria junior

Escrito por krystinpeterson | Traducido por maría florencia lavorato
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Descripción del puesto de una secretaria junior
Las secretarias tienen un amplio rango de responsabilidades. (young pretty secretary image by Ales Masner from Fotolia.com)

A menudo llamada auxiliar administrativo, una secretaria podrá proporcionar ayuda a todos en la oficina, a un pequeño grupo de ejecutivos o a uno solo. Una secretaria junior, por lo general realiza los informes o sigue las direcciones de un secretario superior. El objetivo general de una secretaria es asegurar que los procedimientos de la oficina funcionen sin problemas.

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Responsabilidades

En general, las secretarias junior apoyan a las de alto nivel en sus funciones, realizando las tareas delegadas por la secretaria ejecutiva. Las responsabilidades incluyen la prestación de asistencia administrativa y de oficina a los profesionales, la creación de memos, saludar a los visitantes, contestar los teléfonos, llevar los horarios, la organización de los viajes y la organización de los eventos de la empresa.

Las responsabilidades de una secretaria varían de una compañía a otra y por lo general dependen de la naturaleza del negocio de la empresa. En algunos casos, son empleados a tiempo parcial.

Cualificaciones

Las candidatas a secretaria junior debe tener habilidades de comunicación oral, así como una sólida formación en tipificación. El conocimiento de los programas de Microsoft Office como Microsoft Word, Excel y PowerPoint es importante, así como la familiaridad con diversos sistemas de telefonía. Los candidatos también deben trabajar bien bajo presión, realizar varias tareas con eficacia y sentirse cómodos para hacer llamadas telefónicas.

Dependiendo de la naturaleza del negocio de la empresa, un candidato a secretaria junior, puede necesitar conocimientos en un área específica o un programa informático. Muchas veces, el candidato adecuado estará capacitado en estas áreas.

En casos específicos, se requiere un título universitario. En la mayoría de los casos, los requisitos incluyen una educación secundaria o equivalente, así como la experiencia previa o experiencia relacionada.

Capacitación

A pesar de tener las calificaciones adecuadas, las secretarias necesitarán entrenamiento para aprender las políticas y procedimientos de la empresa. A menudo esta formación es llevada a cabo por una secretaria senior que delega tareas. Las secretarias junior recién contratadas pueden recibir material didáctico como manuales o guías. La formación varía con cada empresa e industria.

Espacio para el crecimiento

A menudo, en ausencia de o ante la salida de un secretario superior, se promoverá una secretaria junior. Un nuevo candidato llenará la posición abierta de la secretaria junior.

El trabajo como secretaria permite a un individuo demostrar sus habilidades y familiarizarse con las diversas facetas de una empresa, establecer relaciones con los profesionales de los distintos departamentos. En muchos casos, una secretaria puede ser promovida a otra posición dentro de la empresa y permite una mayor oportunidad y una paga más alta.

Información salarial

La compensación se basa en años de experiencia, años en la empresa y las cualificaciones. El ingreso promedio anual de un secretario era de US$32.030 en noviembre de 2009, pero la compensación varía en cada empresa y en cada industria.

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