Vida

Cómo evitar los robos en la oficina

Escrito por christina hamlett | Traducido por mila guevarian
Cómo evitar los robos en la oficina

Stockbyte/Stockbyte/Getty Images

“Sólo es un bolígrafo”. “Sólo es un paquete de notas adhesivas”. Son cosas pequeñas, sí. Pero cuando los empleados se dicen a sí mismos que no es nada malo llevarse objetos que otra persona ha pagado, todas esas pequeñas cosas juntas significan grandes pérdidas durante el período de vida de una empresa. Una de las razones más comunes para que se produzcan estos robos eventuales es la creencia de que no se está recibiendo el respeto (o el dinero) que uno cree merecer. Aunque hay trabajadores que simplemente lo hacen porque les resulta fácil. A continuación encontrarás algunos consejos para conseguir que robar en la oficina sea algo más difícil y de esa forma asegurar las propiedades de tu empresa.

Nivel de dificultad:
Moderada

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Necesitarás

  • Un manual para los empleados
  • Registros de inventario
  • Cerraduras
  • Claves de acceso
  • Equipo de vigilancia

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Instrucciones

  1. 1

    Proporciona a cada empleado un manual donde se expliquen las normas y procedimientos de tu empresa. Trabaja con tu representante de recursos humanos para asegurarte de que el asunto de respetar tanto la propiedad como el tiempo de la compañía son abordadas de forma expresa. Estas directrices de procedimiento deberían disuadir del uso de teléfonos, faxes, computadoras y correos electrónicos de la empresa para asuntos personales; además deberían cubrir la condiciones bajo las cuales el equipamiento de la empresa (vehículos incluidos) podrá ser usado fuera de sus instalaciones.

  2. 2

    Pídele a cada uno de los empleados que firme un documente declarando que ha recibido el manual y que se compromete a leer su contenido. Es menos probable que ocurra un robo si los empleados han firmado un acuerdo formal que establezca que será motivo de cese ser hallados violando las normas de la empresa.

  3. 3

    Registra y conserva los números de inventario de todos los equipos expresamente asignados a los empleados. Hacerlo no solamente servirá para protegerlos, también será útil si alguien de fuera comete un robo y es necesario rellenar un informe policial.

  4. 4

    Pon los suministros de tu oficina bajo llave y asigna a una persona la responsabilidad de repartir los elementos necesarios. Esto significa que de ahora en adelante el cuarto de suministros tendrá que estar cerrado o los artículos guardados en un armario bajo llave. A los empleados se les exigirá que dejen constancia en un registro todos los objetos que se lleven.

  5. 5

    Pon en marcha el uso de contraseñas o tarjetas de acceso para ciertos equipos como, por ejemplo, la fotocopiadora. Esto reducirá el número de ocasiones en las que los empleados la utilizan con total libertad para reproducir recetas de galletas, mapas para sus salidas de fin de semana o capítulos de esa novela que han estado escribiendo en secreto durante las horas de oficina.

  6. 6

    Pide consejo a los empleados sobre cómo hacer frente a los problemas de seguridad. Cuanto mejor comprendan que la desaparición continua de objetos que son propiedad de la empresa puede influir negativamente en promociones, cheques de bonificación por vacaciones e incluso en el picnic anual de la empresa, más conscientes serán de las consecuencias que tiene aprovecharse de cosas que no han pagado ellos.

  7. 7

    Instala un equipo de vigilancia si es preciso.

  8. 8

    Notifica a tus empleados que sus correos electrónicos están siendo controlados. El tiempo excesivo que emplean para navegar por Internet o atender asuntos personales no es únicamente un desperdicio del tiempo de la empresa, sino que también pone a toda la organización en riesgo por culpa de los virus informáticos. Además, los empleados pueden estar transmitiendo datos confidenciales que podrían ser perjudiciales tanto para la sostenibilidad de la empresa como para su relación con los clientes.

  9. 9

    Entrena a tus empleados para que protejan sus pertenencias personales de algún ladrón que pueda irrumpir en las instalaciones, especialmente durante las fiestas. Tendrán que guardar bien los bolsos, memorizar las claves de acceso (en lugar de dejarlas a la vista en notas adhesivas) y fijarse bien en cualquier extraño que entre en el lugar de trabajo.

  10. 10

    Cambia las cerraduras y las claves de acceso cuando un empleado abandone la empresa. También es importante recoger sus tarjetas de identificación para que no pueda volver más adelante y pasar desapercibido ante el guardia de seguridad de la noche o del fin semana.

Consejos y advertencias

  • Si no te resulta práctico tener la habitación de suministros cerrada o asignar un empleado para controlar lo que se lleva el personal, establece un sistema de inventario que te permita determinar cuánto tardan en agotarse los artículos.
  • En la medida de lo posible, procura explicar la lógica que hay detrás de las nuevas normas que se están poniendo en marcha, especialmente de aquellas que podrían ser potencialmente impopulares. Cuando los empleados piensan que la administración está introduciendo cambios frívolos simplemente para amargarles la vida, tienden a reaccionar con robos y con sutiles actos de sabotaje que dañen de alguna forma a la compañía pero que no pongan en peligro su puesto de trabajo. Si por el contrario piensan que se les valora con respeto y que forman parte de un verdadero equipo, es menos probable que adopten comportamientos negativos.
  • Nunca acuses a nadie de robar en la oficina, a menos que tengas evidencias bien documentadas que apoyen tu afirmación. Tampoco recurras nunca a la posibilidad de celebrar un encuentro de personal y proclamar que alguien del grupo está siendo deshonesto. Aparte de que es poco probable que el malhechor se identifique y pida disculpas, crearás cierta paranoia en todo el grupo y no estarás fomentando en absoluto un buen espíritu de equipo para el futuro.

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