Cómo ordenar los artículos de papelería de la oficina

Escrito por christina ash | Traducido por maria della cella figueredo
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Cómo ordenar los artículos de papelería de la oficina
Las oficinas continúan usando artículos de papelería junto a las computadoras. (pen and notepads image by Ivanna Buldakova from Fotolia.com)

Un artículo de Business Week publicado en junio de 1975 introdujo el concepto de una oficina digitalizada. Sin embargo las oficinas aún usan papel y, en muchos casos, grandes cantidades de productos hechos de papel. Con el crecimiento de los negocios en el hogar y las oficinas en las casas, cada día se usa más papel. Una administración responsable de la papelería de la oficina no sólo implica saber qué comprar y dónde guardarlo, sino cómo reducir su uso, cómo reutilizar y cómo reciclar la papelería vieja.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Artículos de papelería
  • Lugar de almacenamiento

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Instrucciones

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    Lleva un inventario de la papelería existente haciendo una lista de cada tipo (carpetas, blocs de hojas, papel con membrete, etcétera) y la cantidad de cada uno. Busca en el espacio de almacenamiento designado, si hay uno, y pregunta a las personas qué tienen en sus escritorios.

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    Pregúntales a todos qué tipos de artículos de papelería utilizan actualmente y qué cantidad estiman que usarán en los próximos tres meses. Crea una lista maestra. Además, averigua qué artículos de papelería que no estén disponibles les gustarían.

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    Compara la lista de lo que las personas necesitarán en los próximos tres meses con la lista de los productos de papelería disponibles en la oficina.

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    Considera reutilizar artículos de papelería que tengan solo un uso parcial. Corta papeles que tengan una parte escrita o que sean fotocopias simples y abróchalas o sujétalas para hacer blocs de notas. Distribuye las tarjetas de presentación antiguas para que los empleados puedan tomar notas o hacer listas. Usa los sobres viejos para guardar recibos o como archivos. Motiva a las personas a desarrollar sus propias estrategias para reutilizar el papel.

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    Elige dónde comprar los artículos comparando precios. Verifica si los proveedores ofrecen descuentos por compras en grandes cantidades y si proveen una tarjeta de comprador frecuente para ahorros adicionales. Compara precios para elegir una imprenta para los papeles con membrete. Los precios de una imprenta local pueden compararse con los de una cadena de papelerías grande.

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    Haz un espacio para guardar los artículos de papelería. Puedes usar un armario o simplemente un cajón en un archivo. Define un método por el cual los trabajadores tendrán acceso a los artículos. Si la entrega de papelería estará controlada, asigna una persona que tenga la llave y desarrolla un sistema donde los empleados deban firmar por cualquier artículo que tomen. Dispón los artículos en el lugar designado, agrupando los productos similares.

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    Establece un cronograma de verificación regular de las existencias y reorganiza los artículos. Suscríbete a los boletines informativos de tus proveedores para mantenerte informado de cualquier liquidación o promoción.

Consejos y advertencias

  • Coloca cestos para reciclar y motiva a las personas a que los usen. Tritura cualquier papel que contenga información confidencial y lleva todo el papel a un centro de reciclado local.

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