Cómo ser un gran asistente ejecutivo

Escrito por ehow contributor | Traducido por georgina velázquez
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Cómo ser un gran asistente ejecutivo
Un gran asistente ejecutivo es meticuloso y organizado. (Todd Warnock/Lifesize/Getty Images)

Para ser un gran asistente ejecutivo, necesitarás bastante más que buena escritura y buenas habilidades de estenografía. El trabajo de asistente ejecutivo implica mucho más que simples tareas de oficina. No solo se espera que gestiones la agenda de tu ejecutivo, sino también que te anticipes a sus necesidades, y un gran asistente ejecutivo se puede anticipar a las necesidades antes de que surjan. Se necesita dedicación, pero hay algunos hábitos que puedes adoptar para convertirte en un gran asistente ejecutivo.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Necesitarás

  • Artículos de oficina
  • Una agenda (diaria, semanal y mensual)

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Instrucciones

  1. 1

    Tómate a ti mismo en serio. Si tú no lo haces, nadie más lo hará. Un ejecutivo está buscando que un asistente combine con la imagen que él o ella desea proyectar.

  2. 2

    Vístete para la ocasión. Los trajes a medida son un requerimiento, ya que estarás frecuentemente en reuniones con clientes y ejecutivos. La imagen que proyectes es un reflejo de la compañía y de la persona para la que trabajas. Siempre luce bien y limpio.

  3. 3

    Mantén tu escritorio limpio y organizado. Ya sea que tengas una oficina o un cubículo, no importa. Recuerda que este no es tu espacio personal. Este espacio es compartido con tu profesional ejecutivo y debe ser tratado como tal. Este también puede puede ser el punto de encuentro oficial para los ejecutivos de manera regular.

    Coloca tus artículos personales en un sólo cajón, el último del escritorio. El primer cajón es donde los ejecutivos y otras personas normalmente buscan blocs de notas, cinta adhesiva y bolígrafos. No te sientas insultado si tu jefe u otros empleados se sienten en derecho de abrir estos cajones cuando no estás; después de todo, no es tu espacio ni propiedad personal, es parte de la oficina.

  4. 4

    Nunca divulgues ninguna información que tu ejecutivo te haya dado a menos que estés bajo orden judicial o cualquier convenio legal similar. Recuerda que la traducción del latín de secretario es "guardián de los secretos". La información que el ejecutivo comparte contigo es privada y personal, a menos que sea instruida de otra forma. El calendario de tu ejecutivo no debe ser un libro abierto, tampoco su cuenta de correo electrónico o cualquier otra fuente de información con la que has sido confiado.

  5. 5

    Muestra respeto por todos los empleados. Es importante que el asistente ejecutivo tenga respeto por todos los empleados desde la oficina de correo hasta todo el camino hacia arriba. Cuando las cosas van mal, como siempre van en algún punto, es importante tener amigos confiables en cada departamento.

  6. 6

    Confirma las reuniones adecuadamente. Confirma reuniones internas de la compañía con un día de anticipación y 20 minutos antes. A tu ejecutivo no le gustará esperar innecesariamente. Ten todos los materiales disponibles con anticipación si es posible.

  7. 7

    Confirma las reuniones internas con los clientes apropiadamente. Estas reuniones deben de ser confirmadas un día antes. Los salones de conferencias y materiales incluyen bebidas y bocadillos que deben ser provistos el día anterior. Revisa que el salón de conferencias esté limpio, disponible y listo para tu reunión al menos 20 minutos antes de la hora de comienzo. Las bebidas y bocadillos deben estar disponibles antes de que el cliente llegue para que no interrumpas la reunión.

  8. 8

    Confirma reuniones fuera de la oficina con un día de anticipación. Imprime las indicaciones, si es necesario, junto con el nombre de la persona con la que tu ejecutivo se reunirá y el nombre y número de su asistente.

  9. 9

    Responde los teléfonos de una forma profesional. Si no tienes un guión para seguir, cuando contestes la línea de tu ejecutivo, debes contestar, "Oficina de Jane Smith, habla con Mary Duffy". Asegúrate de que tu voz sea alta, clara y agradable.

    Mantén las llamadas personales al mínimo. Mira el reloj y mantén tus llamadas por debajo de los dos minutos si es posible.

  10. 10

    Mantén un registro de las llamadas diarias en un cuaderno para futura referencia. Cuando los sistemas de computadoras y teléfono son actualizados, puede ser difícil obtener los mensajes, nombres y números. Esta copia en el cuaderno te asegurará de tener todo lo que tu ejecutivo necesita.

  11. 11

    Mantén una hoja de ayuda cerca del teléfono. Esta necesita incluir todos los teléfonos importantes para la marcación instantánea. También contendrá números de cuenta importantes y números de teléfono de servicios de automóviles, tiendas de flores, el portero del apartamento de tu ejecutivo y cualquier otra información pertinente. Los números de tarjetas de crédito, números de seguro social y otra información de cuenta personal deben mantenerse confidenciales y no deben colocarse en esta lista. Esta lista también será de utilidad para el asistente que te cubra en una ausencia.

  12. 12

    Firma tus correos electrónicos con tu nombre y puesto, junto con el nombre de tu ejecutivo y número telefónico.

Consejos y advertencias

  • Cuando eres realmente bueno en lo que haces como asistente ejecutivo, siempre tendrás un trabajo. Los clientes y amigos de tu ejecutivo te recordarán.
  • Si no puedes manejar el aspecto personal de esta carrera, no es para ti. Es una expectativa no escrita que los asistentes ejecutivos realicen ciertas tareas personales. Algunos ejecutivos pedirán más favores personales que otros. En términos generales, estos favores se pagan en bonos al final del año. Si no, puedes estar trabajando para el ejecutivo equivocado.

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