Responsabilidades y obligaciones del encargado de cuentas a pagar

Escrito por nick callos | Traducido por karen angelica malagon espinosa
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Responsabilidades y obligaciones del encargado de cuentas a pagar
Las operaciones de calidad de cuentas a pagar hacen que una empresa funcione de forma más pareja. (Thinkstock/Comstock/Getty Images)

Casi cada empresa tiene el puesto de encargado de cuentas a pagar, desde los pequeños despachos de abogados hasta las grandes corporaciones. Los empleados de cuentas por pagar tienen obligaciones y responsabilidades en una empresa o institución que son vitales para sus operaciones diarias. Un empleado de cuentas por pagar es responsable del mantenimiento financiero y del orden administrativo.

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Recopilación de pagos de la empresa

Las obligaciones y las responsabilidades concernientes a la recopilación de pagos de una empresa incluyen la preparación y la recepción de facturas de la empresa, preparación y envío por correo o envío de los pagos o cheques de la empresa y el proceso de pagos de la empresa. El encargado de cuentas por cobrar tiene la responsabilidad de cumplir con las operaciones financieras diarias con la información bancaria de la empresa; la información se debe guardar y monitorear de forma segura y para asegurarse que la información financiera sea correcta. Tratar con los vendedores de la empresa es una responsabilidad clave cuando se recopilan los pagos de la empresa.

Mantenimiento de los pagos de la empresa

Para mantener actualizados y correctos los registros financieros de una empresa, la información financiera bancaria se debe monitorear diario. Los empleados de cuentas por cobrar deben generar informes de respaldo para todas las facturas, mantener el libro diario de contabilidad, imprimir y distribuir resúmenes financieros mensuales y mantener los archivos del vendedor de la empresa y los números de archivo actualizados.

Seguimiento del pago y los beneficios del empleado

Las obligaciones y las responsabilidades cuando se trata de empleados de pagos incluyen la averiguación de salarios y beneficios, producción y actualización de los archivos del empleado e ingreso de la información de nómina en un archivo seguro. El empleado de cuentas por pagar debe mantener la información correcta sobre la cantidad de horas que un empleado ha trabajado, las deducciones que ha autorizado y la preparación de cheques de pago. Esto también puede incluir la obtención de la firma de verificación de los cheques de pago y al envío de cheques de pago a los empleados.

Otras obligaciones y responsabilidades

Otra obligación de un empleado de cuentas por cobrar es verificar que los gatos de la empresa sean legales y adecuados. Esto requiere de honestidad y de ética empresarial. Por ejemplo, un empleado de cuentas por pagar no debe calcular el almuerzo del patrón ya que no está relacionado con los gastos empresariales. Asegurarse de que todos los archivos estén seguros es una obligación importante de un empleado de cuentas por pagar. Otras obligaciones son las administrativas y las administrativas generales como el establecimiento y el mantenimiento de un sistema de archivos para todos los documentos, no sólo los documentos financieros; hacer una lista de inventario y mantener los archivos de inventario y el desarrollo de otras obligaciones en general.

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