Métodos de archivado de documentos

Escrito por aurelio locsin | Traducido por beatriz sánchez
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Métodos de archivado de documentos
Un armario de archivado es el equipamiento típico utilizado para almacenar documentos en papel. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

Aunque las computadoras han hecho que el trabajo de la oficina sea más eficiente, y pueden almacenar y administrar registros digitales, esto parece que ha hecho poco por la limpieza del trabajo en papel. Las oficinas medias siguen sufriendo la acumulación de documentación, que consiste en facturas, pedidos de compra, cartas de clientes, propuestas de vendedores, contratos y manuales técnicos. Un sistema de archivado práctico puede hacer que estos documentos sean fáciles de acceder y almacenar.

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Planificación

Planifica tu sistema de archivado determinando qué tipo de registros genera tu negocio, sus tamaños, la frecuencia con la que se utilizan y el tipo de empleados que necesitan el acceso a ellos. Por ejemplo, las facturas a clientes puede que sólo ocupen una hoja de papel, pero puede que sean necesarias para tu departamento de servicio al cliente para saber si las devoluciones de mercancías son válidas. Un catálogo puede tener varias páginas pero puede que sea consultado cada vez que un representante recibe una llamada, para saber la disponibilidad de un producto. Un equipamiento de archivo es también importante para planificar, y puede consistir en elementos como etiquetas, carpetas, archivos de suspensión y cajas de archivado.

Procedimientos de archivo

Archivar registros es un proceso de múltiples pasos que empieza inspeccionando un documento para saber si debe ser archivado en un momento determinado. El documento es etiquetado para asegurarse de que está almacenado en el lugar correcto. La ordenación organiza varios documentos en un orden determinado para que sean más fáciles de almacenar. Finalmente, el archivado real coloca el documento en una carpeta, que después se almacena en un cajón, según un plan de archivo. Las etiquetas para estas carpetas deben estar mirando hacia el usuario cuando se abre el cajón, para que sea más sencillo localizar un determinado papel.

Métodos alfabéticos y numéricos

Las distintas formas de organización de los archivos tienen ventajas y desventajas, así que es posible que acabes con una combinación de los dos métodos. El archivado alfabético agrupa los registros por el título del documento. Los títulos dependerán de los nombres del negocio, o el apellido de las personas y se usan en orden ascendente desde la A a la Z. Este método es expandible fácilmente, pero sufre de una distribución no uniforme de uso de las letras. Además, dos registros distintos pueden tener la misma designación. Los sistemas de archivo numérico aseguran que cada registro es único utilizando una secuencia predefinida de números para identificar cada documento. Esto hace que sean más rápidos de lo que son los sistemas alfabéticos, pero requiere un sistema de indexado porque la gente no puede reconocer los números tan fácilmente como los nombres.

Geográfico, por tema y cronológico

Los sistemas geográficos almacenan los registros según la ubicación, y consiguen que la creación de estadísticas por ubicación sea más sencilla. Puesto que las normas y regulaciones suelen ser distintas en cada zona, este sistema permite filtrar para decidir inmediatamente qué leyes aplicar a qué registros. El archivado por temas mantiene los registros mediante una función descriptiva, y puede colocar documentos de distintos tipos en la misma carpeta. Pero requiere que el planificador conozca el negocio completamente, para que pueda crear las carpetas para todos los temas relacionados con él. El archivado cronológico mantiene los registros por fecha, haciendo que sea más sencillo acceder a ellos de forma cíclica, como cuando se matriculan los autos en la misma fecha cada año. Pero requiere mucho tiempo recuperar estos registros, porque la gente no suele almacenar o recordar la información en orden de fechas. Por tanto, es necesario un índice.

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