Preguntas en una entrevista para un puesto de secretaria

Escrito por rhonda campbell | Traducido por sofia semo
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Preguntas en una entrevista para un puesto de secretaria
Pregunta si hay puestos disponibles para secretarias. (Secretary at work image by PJGCC from Fotolia.com)

De acuerdo con el Departamento de la Oficina de Estadísticas Laborales de Trabajo de los Estados Unidos, el 10 por ciento de las secretarias y asistentes administrativas ganaron más de US$43.240 en mayo del 2008. Las secretarias realizan diversos trabajos de oficina, incluyendo la preparación de informes, presentaciones de negocios y presupuestos. Ellas interactúan con los clientes y líderes de los negocios de alto nivel. Los directivos que piden secretarias posiblemente hagan preguntas de sondeo en las entrevistas, esto puede aumentar las posibilidades de contratación de secretarias que tienen proyectos, habilidades de organización y comunicación que se adapten a las necesidades de gestión de su empresa.

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Manejo de proyectos

Pidele a la posible secretaria que describa los proyectos en los que trabajó. Centrate en los proyectos que la secretaria haya creado y gestionado. Por ejemplo, un gerente de finanzas puede pedirle a una secretaria que describa cómo prepara documentos (por ejemplo, transparencias, presentaciones en PowerPoint) para una reunión sobre el presupuesto departamental trimestral. Pregunta acerca de los pasos que tomó cuando el proyecto se estancó debido a los gerentes de empresas u otros colegas que no presentaronn datos a tiempo. Pregunta si hizo recomendaciones a los altos directivos que permitieron que el proyecto volviera a la pista. Las respuestas a estas preguntas te permiten examinar el liderazgo de la secretaria y las habilidades de pensamiento independiente.

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Las respuestas a estas preguntas te permiten examinar el liderazgo de la secretaria y las habilidades de pensamiento independiente. (David Woolley/Digital Vision/Getty Images)

Habilidades con la computadora

Discute la experiencia de la secretaria con las aplicaciones de software. MAC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint y aplicaciones de correo electrónico son aplicaciones de software que se requiere tener experiencia en el uso. En caso de necesitar tener conocimientos avanzados de trabajo con otra aplicación de software (es decir, Quark Express, Photo Shop) solicítale ejemplos de trabajos en los que se requiera de estas habilidades de aplicación. Pídele a la secretaria que describa como se creó una tabla dinámica, combinación de correspondencia o una presentación de PowerPoint diseñada con viñetas, tablas y notas. Esto te ayudará a descubrir qué tan avanzada está en el uso de aplicaciones de software.

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Discute la experiencia de la secretaria con las aplicaciones de software. (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Experiencia industrial

Pregunta acerca de las posiciones de secretaríado anteriores. Por ejemplo, una secretaria que trabaja en la industria de seguros podría necesitar conocimientos básicos de la industria de seguros para completar los informes mensuales. La persona propuesta como secretaria que sólo trabajó en un colegio o una universidad quizás no tenga el conocimiento de la industria necesaria o la experiencia para trabajar para un alto ejecutivo de la industria de seguros. Descubre la razón por la que salió de donde trabajaba. Podrías preguntar, "¿Por qué está buscando un nuevo trabajo? ¿Qué le hizo decidirse a dejar su último trabajo? "Los directivos que necesitan un secretario para tomar el dictado deberían preguntarse si conoce la terminología que utiliza la empresa. Por ejemplo, los profesionales médicos pueden requerir que los secretarios que contratan tengan dos o más años de experiencia en la terminología médica.

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Pregunta acerca de las posiciones de secretaríado anteriores. (Nick White/Photodisc/Getty Images)

Capacitación

Pregúntale sobre la formación administrativa que recibió. La formación puede consistir en el puesto de trabajo o la formación en el aula. Las que asistieron a una institución de educación superior para obtener un certificado o título podrían considerar la vía administrativa de tu campo profesional. Esto podría demostrar el compromiso futuro de la secretaria de la función.

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Esto podría demostrar el compromiso futuro de la secretaria de la función. (John Rowley/Photodisc/Getty Images)

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