Procedimientos de control para documentos de cuentas por pagar

Escrito por kaye morris | Traducido por priscila caminer
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Procedimientos de control para documentos de cuentas por pagar
Los procedimientos de control de documentos te permite procesar adecuadamente las facturas. (Blue pen in front of invoice image by millann from Fotolia.com)

Los procedimientos de control de documentos son fundamentales para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Los mismos te ayudarán a asegurarte de que registres correctamente todas las cuentas de las facturas por pagar en el acta y proceses los pagos de las facturas en el momento oportuno. Un procedimiento escrito para procesar las cuentas por pagar ayuda a aliviar los errores en el procesamiento y evita cargos por mora debido al incumplimiento de remitir los pagos a tiempo.

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Sello fechador de la factura

La persona responsable de abrir la correspondencia diariamente debería colocar un sello fechador a cada cuenta por pagar recibida con fecha del día actual. La fecha de sellado permite hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo que tardó tu empresa en pagar una factura. La persona que coloca un sello fechador sobre las facturas debe tener en cuenta las diferencias de tiempo significativas entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de recepción de la misma. Las facturas enviadas semanas después de elaboradas, tal vez necesitarán ser enviadas a través del proceso de cuentas por pagar rápidamente para evitar cargos por mora.

El Código de la factura

El empleado responsable de la creación o la gestión de los gastos, escribe el código de la cuenta del acta correspondiente en la factura y la factura se compara con el presupuesto restante para esa cuenta de gastos. Si la cuenta del acta superará el monto presupuestado una vez que se procese la factura, el empleado deberá incluir una explicación del exceso de la factura.

Obtener la aprobación de facturas

Los gerentes son responsables de revisar y aprobar todas las cuentas de las facturas por pagar que se encuentren dentro de su ámbito de control. El gerente revisa la precisión de la codificación en la factura y cualquier explicación de los excesos presupuestarios meticulosamente. Después coloca sus iniciales y las fechas de la factura para que el contador sepa que él ha aprobado la factura para el pago.

Preparar el cheque

El contador revisa la factura para asegurarse que las aprobaciones y las explicaciones de excedentes apropiados estén incluidas en la misma. El contador también verifica la codificación en la factura y cuestiona sobre cualquier codificación que parezca errónea. Una vez que el contador está satisfecho con la aprobación y la codificación de la factura, prepara un cheque de pago.

Los cheques comerciales deben incluir dos talones de cheque: un talón de cheque para el emisor y un talón de cheque para el destinatario. El talón de cheque debe incluir la fecha de la factura, el número de la misma y el número de cuenta del negocio, si el vendedor le asigna uno. El talón de cheque puede incluir el código del acta si se desea. Haz una copia de la factura para tus propios registros y engrapa el talón de cheque emisor a la parte superior de la factura. Presenta la copia de la factura para probar el gasto en caso de una auditoría o investigación contable.

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