Riesgos en el ciclo de pago de nómina

Escrito por grace ferguson | Traducido por jose luis sabogal
Riesgos en el ciclo de pago de nómina

Existen diversas maneras en que un empleador puede pagar su nómina.

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Un ciclo de pago de nómina es la duración de tiempo desde que un periodo de pago empieza y termina. Si los procesos de liquidación son cada dos semanas, un nuevo ciclo empieza cada semana. El procesamiento de liquidación de cada ciclo de pago generalmente incluye tiempo del empleado y salarios para el periodo. Algunas ocurrencias durante el procesamiento pueden poner en riesgo considerable al ciclo de pago.

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Consideraciones

Un sistema de liquidaciones es el medio que un empleador utiliza para procesar su pago de nómina; el sistema puede ser manual, computarizado, casero o tercerizado. Un sistema manual requiere que se pague a mano; un computarizado casero requiere utilizar un software de liquidación para procesar el pago; y un sistema tercerizado requiere que el empleador confíe sus responsabilidades de pago a un proveedor del servicio. El sistema de liquidación utilizado por un equipo de pago de nómina que tenga conocimiento del tema puede minimizar los riesgos en el ciclo de pago.

Información incorrecta del tiempo

Muchos empleadores utilizan un sistema de seguimiento de horarios para medir el tiempo de sus empleados. Esto es particularmente importante para los empleados contratados a base de horas de trabajo. Si el empleador utiliza un reloj de marcar estándar, el riesgo incluye que un empleado marque por otro empleado, también llamado "marcado de amigos". Si el sistema de pago es manual, el riesgo aumenta con los cálculos de tarjeta de tiempo, ya que requiere la digitalización de esta información a mano. Para disminuir este riesgo, el empleador podría invertir en un sistema de tiempos computarizado, el cual añade el tiempo al empleado y lo transfiere al programa de liquidación.

Procesamiento de nómina no acertado

La ley federal requiere que los empleadores paguen a sus empleados de manera puntual y acertada. La mayoría de estados requieren pagos con frecuencia regular: semanal, quincenal, semimensual o mensual. El cálculo fallido de salarios y beneficios, incluyendo vacaciones, feriados, comisiones, bonus y horas extras, y las deducciones obligatorias y voluntarias, puede ocurrir si la información de pago del empleado está cargada incorrectamente en el sistema de pago.

Cambios sin autorización

Un departamento de nómina debería ser confidencial y accesible sólo a personal designado. El acceso sin autorización al sistema de nómina puede resultar en una fuga de información confidencial la cual puede caer en malas manos y ser víctima de potenciales cambios a la información pertinente de liquidación. Los empleadores se protegen contra este riesgo bloqueado el acceso del empleado de nómina inmediatamente renuncia o es despedido.

Cambios en el ciclo de pagos

Un empleador puede cambiar el ciclo de pago de un empleado, siempre y cuando el cambio cumpla con el mínimo día de pago exigido por la ley estatal, si el cambio es permanente, no ocasiona un retraso injustificado en el pago y si el cambio es realizado por una razón de negocio legítima, tal como cambios en los métodos de contabilidad de la compañía. Los empleadores deberían implementar cambios en los ciclos de pago de manera muy cuidadosa ya que esto trae cambios en los salarios de los empleados y en las cantidades a deducir.

Tercerización de liquiación

Un empleador que terceriza sus deberes de pago de nómina a un proveedor de servicios de liquidación puede ahorrar tiempo y dinero, el proveedor procesa la nómina entera y usualmente cobra una tarifa fija y asequible. Sin embargo, el proveedor está ubicado fuera de la compañía; por lo tanto, si surge algún problema, el empleador no sabrá inmediatamente de que se trata lo cual puede afectar el día de pago.

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