Computación y electrónica

Ventajas y desventajas de los sistemas de administración de documentos

Escrito por stephanie d

Otras personas están leyendo

Herramientas de utilidades adicionales

Los sistemas de administración de documentos son sistemas electrónicos que están diseñados para administrar, almacenar, distribuir y archivar documentos. Estos sistemas son comunes en negocios y en sistemas educativos y pueden actuar como archiveros electrónico. Los sistemas de administración de documentos también son conocidos como "sistemas de administración de contenido" y pueden guardar audio, vídeo, y otros tipos de media además de los documentos.

Los sistemas de administración de documentos a menudo guardan información en servidores u otrs poderosos ordenadores. Estos espacios de almacenamiento electrónico a menudo ocupan menos espacio que su homólogo físico.

Los sistemas de administración de documentos permiten el almacenaje de los documentos en si y también versiones anteriores. Eso puede ayudar a seguir las revisiones en el tiempo y provee el beneficio extra de poder revertir a documentos más viejos. Sin embargo, si esta información no está organizada y guardada correctamente, pueden haber demasiados documentos y versiones disponibles, así causando un problema de sobrecarga de información a los usuarios.

Los sistemas de administración de documentos son un lugar centralizado de almacenamiento donde los usuarios pueden acceder al documento más reciente desde un lugar central. Este acceso fácil a los documentos ayuda a la colaboración entre muchos usuarios. La localización centralizada de los documentos también promueve la distribución sencilla de los documentos a los usuarios. Sin embargo, el almacenamiento electrónico de los documentos digitales en un solo lugar puede ser un riesgo extra de seguridad a menos de que se añada seguridad extra para proteger el sistema electrónico.

Almacenar y administrar documentos por medios electrónicos adentro de un sistema electrónica de administración de documentos permite que las herramientas de utilidades den opciones adicionales que no estaban disponibles en su homólogo físico. Buscaren documentos electrónicos es más fácil que buscar en cada documento a mano. Sin embargo, muchas de estas herramientas pueden ser innecesarias y pueden tener más costo que valor para las compañías.

Más galerías de fotos

comentarios

Filtrar por:
  • Mostrar todos
  • Artículos
  • Galerías de fotos
  • Videos
Ordenar:
  • Más relevante
  • Más popular
  • Más reciente

No se encuentran artículos disponibles

No se encuentran slideshows disponibles

No se encuentran videos disponibles

Copyright © 1999-2014 Demand Media, Inc. Acerca de

El uso de este sitio constituye la aceptación de los términos y política de privacidad de eHow. Ad Choices es-US

Demand Media