Beneficios de una oficina sin papeles

Escrito por justin mitchell | Traducido por morena parras
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Beneficios de una oficina sin papeles
El papel toma mucho tiempo y espacio en el trabajo. (pile of paper sheets with paper-clips image by stassad from Fotolia.com)

El término "oficina sin papel" se refiere a la idea de un lugar de trabajo en el que todos los documentos relacionados con el trabajo se guardan digitalmente, sin copias impresas. El objetivo de la oficina sin papel es reducir los residuos de diferentes maneras y hacer que la oficina funcione de manera más eficiente. Muchos beneficios están disponibles para las oficinas que intentan el enfoque sin papeles.

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Beneficios de eficiencia

La mayor ventaja de una oficina sin papeles es el tiempo total ahorrado. La cantidad de tiempo empleado para la búsqueda de los documentos perdidos suma una gran cantidad de ingresos perdidos y los documentos almacenados electrónicamente se encuentran mucho más rápido. Además, los sistemas de almacenamiento de documentos electrónicos proporcionan cada documento, así como todas las modificaciones a dicho documento con un número único, permitiendo a los empleados rastrear cambios en él; así como de permitir a las empresas mantener todas las versiones sucesivas de un documento.

Además, si todos los documentos de una empresa en particular se mantienen almacenados en un sistema electrónico, entonces cualquier persona que trabaja para la empresa será capaz de acceder a este documento desde cualquier lugar. Por lo tanto, las diferentes oficinas de la misma empresa pueden estar al día más fácilmente.

Seguridad

Los documentos pueden ser almacenados en un servidor seguro, donde sólo los empleados con contraseña autorizada podrán verlos y cambiarlos. Comparado si los documentos se almacenan en una ubicación física, esto proporciona un mayor nivel de seguridad. Además, los correos electrónicos de la empresa se pueden guardar directamente en el sistema de almacenamiento de documentos, haciendo el historial de los correos electrónicos fácilmente disponible para cualquier persona que desea verlos, lo que puede ayudar a frenar la corrupción.

Mejor servicio

Si los empleados tienen más tiempo disponible, pueden prestar más atención a servir a los clientes. Además, los registros de los clientes se pueden recuperar de inmediato, lo que permitirá que las consultas de los clientes se puedan responder más rápido. En general, se puede mejorar la experiencia del cliente con la empresa.

Promoviendo la expansión del negocio

Una oficina sin papel puede ser bueno para ayudar a las empresas a que se expandan. Si los ejecutivos de negocios están gastando menos tiempo frente a la recuperación, creación y almacenamiento de documentos pueden pasar más tiempo trabajando en cómo desarrollar con éxito su empresa. En el consultorio médico, el doctor también puede pasar más tiempo con los pacientes, por lo tanto, generará más ingresos para la oficina.

Un ambiente de oficina sin papel ahorrará bastante dinero, que la inversión en un sistema de almacenamiento electrónico retornará muy rápidamente. Por lo tanto, el costo no necesita ser una preocupación.

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