Cómo construir una base de conocimientos

Escrito por maggie mccormick | Traducido por ehow contributor
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Una buena base de conocimientos agilizará el proceso que uses para resolver problemas dentro de tu organización. Cuando un empleado encuentra la solución a un problema, él la pone dentro de la base de conocimientos y otro empleado puede fácilmente reproducir la solución la próxima vez que surja. Si no tienes un sistema de gestión del conocimiento en marcha, estás desperdiciando el tiempo y los recursos de tus empleados. Tómate el tiempo para construir una base de conocimientos y mira cómo aumenta la productividad.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Elige un programa de base de conocimientos. No hay necesidad de reconstruir la rueda. Puedes comprar un programa de base de conocimientos preconfigurado que puedas usar para tu base de datos. Asegúrate de comparar algunos de los programas para estar seguro de que estás seleccionando el producto que sea adecuado para tu empresa. Habla con los representantes de ventas para responder a tus preguntas.

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    Determina la información que los empleados deberían incluir cuando escriban un artículo. Cada artículo en la base de datos debe tener un formato similar para evitar confusiones. Por ejemplo, si estás creando una base de conocimientos para un producto de software, es posible que desees que los escritores incluyan información sobre el problema, la versión de software y el sistema operativo del cliente y cómo el empleado resolvió el problema.

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    Recluta a los mejores miembros de equipo para escribir los artículos de base de conocimientos más apremiantes. Necesitarás varios ejemplos para mostrar a todos cómo deberían escribir los artículos. Toma los principales 20 problemas que los usuarios enfrenten con tu producto y haz que tus representantes técnicos escriban los artículos para la solución. Reséñalos para asegurarte de que sean de tu agrado.

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    Permite a todos los miembros del equipo la oportunidad de añadir a la base de conocimientos. La ventaja de una base de conocimientos es que todas las personas añaden su conocimiento al sistema. No funciona si sólo unas pocas personas tienen acceso. Configura los controles en el software para permitir al equipo editar la base de conocimientos.

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    Entrena a los empleados en cómo usar el sistema. Antes de que puedan empezar a escribir artículos, los empleados necesitan saber cómo usar el software. Programa un período de entrenamiento para dar los conceptos básicos.

Consejos y advertencias

  • Asegúrate de crear una base de conocimientos en la que se pueda buscar. Esto permite a los empleados encontrar fácilmente la solución al problema.

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