Las desventajas de la contabilidad manual

Escrito por kirk thomason | Traducido por ana maría guevara
Las desventajas de la contabilidad manual

Las desventajas de la contabilidad manual.

Comstock Images/Stockbyte/Getty Images

La contabilidad manual implica el uso de libros y diarios de papel para registrar las transacciones financieras. Estas herramientas son de una era pasada. Los contadores (a menudo usando visores verdes y brazaletes negros), usarían la contabilidad manual para ayudar a mantener la puntuación financiera para sus empresas. Los negocios de hoy en día pueden todavía usar la contabilidad manual para algunos procesos. Sin embargo, las desventajas pueden debilitar las actividades de la contabilidad manual.

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Consumo de tiempo

Los procesos de contabilidad que usan diarios y libros de papel o herramientas similares requieren mucho tiempo para completar las tareas. Los contadores tienen que ubicar las cuentas y diarios en el sistema antes de registrar las entradas. Revisar los balances de las cuentas y la información también es difícil. Los contadores también tienen que buscar a través de muchos documentos para ubicar la información pedida por los ejecutivos. Copiar esta información también puede ser difícil.

Estar sujeto a errores

Los errores pueden ser relativamente frecuentes en los proceso de contabilidad manual. Los errores comunes son introducir información en cuentas incorrectas, transportar figuras o registrar información al revés. Aunque estos errores también están presentes en los sistemas modernos de contabilidad, los sistemas manuales no tienen revisiones y balances internos. Los contadores que investigan los errores a menudo pasarán varias horas ubicando y corrigiendo las entradas. Varios contadores trabajando en varios libros manualmente pueden exacerbar estos problemas.

Falta de seguridad

Una falta de seguridad es otra desventaja común de la contabilidad manual. Las empresas pueden ser incapaces de evitar que los empleados revisen datos sensibles en libros y diarios de papel. Los archivos copiados y almacenados en una computadora también pueden ser menos seguros. Esto puede permitirles a los empleados a abusar de la información financiera a través del fraude o la malversación. Los empleados descontentos también pueden dañar irreparablemente la información y destruir unos registros financieros importantes.

Pocas copias disponibles

Las grandes organizaciones a menudo encuentran a la contabilidad manual difícil debido a la falta de varios libros y diarios. La mayoría de negocios tendrán un diario para las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, la nómina, los bienes fijos y así sucesivamente. Esto significa que solo un contador puede trabajar en un diario a la vez en un momento dado. Separar estos libros en sub-libros puede resultar en menos seguridad y el potencial de duplicar información en el sistema contable.

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