¿Cómo diseñar el plan de distribución de los espacios en oficinas?

Escrito por christina hamlett | Traducido por florence e. smith
  • Comparte
  • Twittea
  • Comparte
  • Pin
  • E-mail
¿Cómo diseñar el plan de distribución de los espacios en oficinas?
El diseño de la ubicación en tu oficina. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

Si vas a pasar un tercio de tu vida trabajando, es importante que la distribución del espacio en tu oficina sea uno que se beneficie de la luz natural, sea íntimo, tenga un flujo de "tráfico" lento, y contribuya a la eficacia general mediante la ubicación de los recursos compartidos, como las fotocopiadoras, impresoras, archivos, entre otros.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

Otras personas están leyendo

Necesitarás

  • Papel cuadriculado
  • Una regla
  • Un lápiz
  • Una calculadora

Lista completaMinimizar

Instrucciones

  1. 1

    Determina las dimensiones de pie cuadrado y la forma de la oficina que utilizarán tanto tú como tu personal. Usando una escala de "1 pie = 1 pulgada" (30,48 = 2,5 cm), dibuja el bosquejo de toda tu oficina en el papel cuadriculado con lápiz y regla. Utilizar el índice 1:1 mientras trabajas en cada paso te permitirá llegar a un borrador que compartirás con tu contratista y diseñador. A efectos del presente artículo, asumimos que estás lidiando con una suite de oficina que ya ha sido construida físicamente para tu empresa pero que tienes libertad para diseñar su interior (incluyendo la ubicación de los baños y la cocina de oficina). Como regla general, debes darle a cada empleado entre 150 y 180 pies cuadrados (13,94 y 16,72 m²) de espacio utilizable para que no se sientan abarrotados. La asignación de esta cantidad cuadrada personal dictará el espacio sobrante que le designarás al resto de las salas.

  2. 2

    Identifica el objetivo de la oficina y la cantidad de empleados/visitantes que lo habitarán físicamente. Por ejemplo, si vas a hacer entrar a clientes y consumidores (por ejemplo, en las oficinas de seguros y de empleo, inmobiliarias y estudios jurídicos), necesitarás un área del hall y/o un espacio de recepción donde puedan ser recibidos por una secretaria y aguardar su cita cómodamente. Las áreas de recepción suelen tener entre 200 y 350 pies cuadrados (18,58 y 32,52 m²) y una secretaria y sillas para dos a seis clientes. Si no tienes tráfico interno (caso en el cual no necesitarás una zona de recepción), tendrás que decidir si quieres un diseño de espacio abierto sin privacidad, un ambiente con cubículos semiprivados, u oficinas tradicionales con puertas que brindan una privacidad total. La decisión dependerá de la naturaleza de la empresa y el nivel de confidencialidad necesario para lograr los objetivos. Un diseño de espacio abierto, por ejemplo, será perfecto para un equipo de proyecto de diseño o de escritores de televisión que necesitan tirar ideas y colaborar entre ellos. El diseño de cubículos es perfecto para los empleados que deben utilizar una computadora o teléfono (por ejemplo, procesadores de texto, entrada de datos, investigación y administración de registros) y no necesitan un ambiente de colaboración entre colegas. Las oficinas tradicionales son preferibles en el caso de conversaciones y reuniones confidenciales (conversaciones entre abogados y clientes, discusiones de préstamos de banqueros, sesiones de terapeutas con sus pacientes). En el caso de espacios abiertos y cubículos, los empleados suelen tener un espacio de entre 50 a 100 pies cuadrados (4,65 a 9,29 m²), determinados según el tipo de tareas a realizar y la cantidad del equipo a utilizar. En el caso de las oficinas tradicionales, el tamaño depende de la posición de la persona que la ocupará (así como también de la cantidad de muebles utilizados), y disminuirá paulatinamente. Por ejemplo, si la oficina de un presidente tiene 400 pies cuadrados (37,16 m²), la de un vicepresidente tendrá 300 pies cuadrados (27,87 m²), la oficina de un mánager tendrá 200 pies cuadrados (18,58 m²), y así sucesivamente.

  3. 3

    Considera el flujo interno de tu personal y el efecto que tiene en la productividad. Por ejemplo, no tienes que ubicar el baño de oficina al lado del escritorio de un miembro del personal. Las interrupciones constantes (además del sistema de descarga de agua) no sólo impactarán en su capacidad de concentración, sino que además los empleados se sentirán cohibidos, especialmente si tienen vejigas débiles y acuden al baño frecuentemente. Del mismo modo, querrás ubicar la cocina/sala de almuerzos de tu oficina en la parte trasera o en una sala lateral con una puerta que pueda cerrarse. Así, eliminarás las interrupciones de los empleados risueños comiendo tentempiés y tomando cafés, y además minimizarás el poder del olor de los burritos, la comida china y los platos principales italianos con ajo calentados en el microondas. Asigna aproximadamente 15 pies cuadrados (1,39 m²) por persona en tu cocina; esto determinará cuánto lugar puedes asignar a la heladera, el microondas, la pileta, los armarios, la mesa de almuerzo y las sillas.

  4. 4

    Coloca los recursos más comúnmente utilizados en un área de fácil acceso para el personal, pero que no interrumpan a aquellos empleados con las oficinas más cercanas. La mayoría de las oficinas hacen uso del concepto de ubicación mixta, combinando la sala de provisiones, de archivos, de correos y fotocopiado en una sola sala. Considera la cantidad de ruido de las máquinas fotocopiadoras, de fax y las trituradoras. Si fuera posible, coloca dichas máquinas en una sala con una puerta que pueda cerrarse. Pon los archivos en una sala con puerta que pueda ser bloqueada, especialmente si estos son confidenciales. El tamaño de la sala de archivos dependerá de cuántas copias de archivos debe guardar la empresa. Ten en cuenta que, a medida que las empresas se vuelcan a las oficinas digitalizadas, las salas de archivos son cada vez menos importantes.

  5. 5

    Ubica la sala de conferencias cerca del frente de la oficina. Si tienes reuniones frecuentes con visitantes externos, reducirás la cantidad de deambulaciones de extraños a lo largo del complejo de oficinas. Del mismo modo, es donde seguramente llevarás a cabo la mayor cantidad de entrevistas o exámenes. Si la sala de conferencias fuera utilizada para evaluar a los empleados, ubicarla lejos de las oficinas y el personal curioso le dará más privacidad. En el caso de las evaluaciones negativas, le dará al empleado una estrategia de salida fácil para alejarse de la oficina y recomponerse antes de volver al escritorio, en lugar de tener que pasar por al lado de todos los empleados. Asigna aproximadamente 25 pies cuadrados (2,32 m²) por persona para tu sala de conferencias. Si no necesitas una sala de este tipo, puedes asignarle otra utilidad a este espacio. La mayoría de las oficinas encuentran práctico compartir una sala de conferencias con otras empresas en el mismo piso o en el mismo complejo de oficinas. En este caso, la sala de conferencias compartida debe ubicarse en la sala de oficina más grande o tener una entrada propia individual en un pasillo compartido.

  6. 6

    Pide el consejo de los miembros de tu oficina en cuestiones de alfombrados y gamas de colores. Cuánto más a gusto se sientan con el diseño, más contentos estarán de acudir al trabajo diariamente. Lo mismo aplica a la selección de los muebles de oficina. Como los empleados de áreas comunes tales como empleados de secretaría o de atención al cliente pueden acordar un uniforme en especial, los individuos con oficinas privadas deben tener la chance de elegir una decoración consistente con el profesionalismo y visión de la empresa.

  7. 7

    Asigna al personal de mayor jerarquía el mejor espacio, esto es, las oficinas que estén ubicadas en rincones, sean de mayor tamaño y tengan mejores vistas.

  8. 8

    Utiliza la mayor cantidad de luz natural posible colocando escritorios y estaciones de trabajo cerca de las ventanas. Sin embargo, tienes que considerar dónde se ubica el sol en relación a dichas ventanas para que los empleados no sientan que están trabajando en un invernadero. Escoge apliques de cortinas tales como ventanas ciegas o persianas para modificar la luz.

Consejos y advertencias

  • Si quieres facilitar la tarea del diseño, existe una gran cantidad de programas de software de arquitectura disponibles en los negocios de abastecimiento de oficinas. Estos no sólo te permiten utilizar herramientas de AUTOCAD para construir paredes externas e internas, sino que además agregan iconos que representan los muebles, artefactos, fontanería y electricidad. Además, puedes hacer paseos virtuales tridimensionales en tu proyecto en progreso y presentar impresiones a los contratistas y diseñadores de interiores que pueden convertir tus piezas conceptuales en realidad.

No dejes de ver

Filtrar por:
  • Mostrar todos
  • Artículos
  • Galerías de fotos
  • Videos
Ordenar:
  • Más relevante
  • Más popular
  • Más reciente

No se encuentran artículos disponibles

No se encuentran slideshows disponibles

No se encuentran videos disponibles