Ejemplos de normas para los procedimientos de oficina

Escrito por darlene 'dee' bishop | Traducido por rafael ernesto díaz
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Ejemplos de normas para los procedimientos de oficina
Manejar las llamadas telefónicas correctamente es un procedimiento normal de oficina. (office desktop image by Victor M. from Fotolia.com)

Los procedimientos de oficina son las normas aceptadas para hacer negocios en un lugar específico de trabajo. Estas normas pueden variar dependiendo de la industria, la carga de trabajo, la ubicación geográfica, el profesionalismo de la oficina o el tamaño de la empresa. Por ejemplo, los procedimientos de la oficina en un consultorio médico, dental o jurídico serán muy diferentes a los de una oficina de construcción, ventas o importación de negocios. Sin embargo, existen algunas "normas" de procedimientos de oficina para todas las industrias.

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Procedimientos telefónicos

Todas las oficinas requieren modales telefónicos profesionales y corteses. Contesta el teléfono rápidamente, habla con claridad y cortesía, y nunca dejes una llamada en espera más de unos segundos sin regresar a la llamada, aunque todo lo que digas sea, "Todavía estoy trabajando en su petición."

Toma los mensajes de los trabajadores que estén fuera de la oficina o que no estén disponibles. Registra de forma clara el nombre, la fecha, la hora y el número telefónico de la persona que llama, junto con el propósito de la llamada, si te lo dan. Cuando existe un sistema de correo de voz, pregúntale a la persona que llama si le gustaría dejar un correo de voz, y luego transfiérela al sistema de correo de voz. Es de mala educación transferir una llamada sin informarle a la persona que llama antes de la transferencia.

Gestión de registros

Los detalles para la gestión de registros varían mucho de una oficina a otra, pero los detalles de todas las operaciones comerciales se deben mantener de una manera profesional y ordenada. Guarda copias de todos los recibos, facturas, estados de cuenta, órdenes de trabajo, propuestas, estimaciones de trabajo, correspondencia, informes y otros documentos producidos por la empresa.

Crea archivos para cada proveedor, cuenta, venta o proyecto, de acuerdo con las especificaciones de la empresa. Etiqueta claramente todas las carpetas, y archívalas en un lugar de fácil acceso donde se puedan recuperar rápidamente cuando se les necesite. Estos son los requisitos para la correcta gestión de cualquier empresa, independientemente del sector.

Gestión de correo y distribución

La gestión del correo entrante y saliente variará según la oficina, pero trata a todo el correo como correspondencia importante y manéjala rápidamente, sobre todo la correspondencia de los clientes.

Abre y envía la correspondencia al departamento o empleado adecuado, en función de los procedimientos específicos de la empresa. Nunca abras correspondencia con el sello de "personal". Si el correo entrante es para ser abierto antes de la distribución, coloca un clip de papel en la parte posterior de la correspondencia en caso de que se necesite una dirección o información de remitente.

Pesa el correo saliente, si es necesario, y coloca la cantidad adecuada de envío en la esquina superior derecha. Si el correo es recogido por un cartero, colócalo en la ubicación de salida adecuada para su recolección. Si es llevado a la oficina de correos local, coloca todas las cartas en una caja para facilitar el transporte. Pega con cinta todos los paquetes de manera segura y etiquétalos de forma clara para una entrega correcta.

Computadoras tecnología

Asegurar que los datos informáticos estén debidamente protegidos es importante para la oficina de hoy que se basa principalmente en la información. Practica los procedimientos básicos de seguridad para salvaguardar archivos y computadoras.

Para proteger los documentos y el software, crea una copia de seguridad diaria de todos los archivos de la computadora en un sitio de Internet que ofrezca este tipo de servicio, o en una unidad flash separada o en un disco Zip. Ten cuidado al descargar archivos y programas desde Internet. Mantén activa una programación de antivirus cada vez que una computadora sea encendida y mantén actualizada la base de datos de virus, ya que surgen nuevas amenazas de forma continua.

Protege de hardware con un protector fuerte y fiable. Apaga las computadoras por la noche, cuando nadie las esté utilizando, y desconecta cualquier aparato electrónico durante las tormentas fuertes.

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