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Cómo escribir un memorando de contabilidad

Escrito por isabel franco | Traducido por ehow contributor
Cómo escribir un memorando de contabilidad

Creatas/Creatas/Getty Images

Los documentos que escribes como contador dicen mucho acerca de tu experiencia profesional y credibilidad. Los contadores se encargan de escribir todo tipo de memos, incluyendo los internos para colegas y supervisores, formales para las unidades departamentales y de impuestos para los clientes. Un memorando de contabilidad mal escrito puede confundir a los destinatarios y dañar la reputación de la empresa. Aprender a escribirlos con claridad y precisión es clave para una comunicación empresarial efectiva y tener una reputación favorable dentro de una organización.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Determina quién es el destinatario y el propósito del memo. En su mayoría, se utilizan para llamar la atención a los problemas, ofrecer soluciones, comunicar los objetivos oficiales de la empresa o transmitir información nueva. No envíes un memo a toda una oficina si el destinatario es un departamento en particular. Además, ten en cuenta la sensibilidad del asunto y si es mejor transmitir la información a través de un memo oficial o cara a cara.

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    Haz el formato de encabezado con los siguientes segmentos: A: (nombres de los destinatarios y cargos), DE: (nombre y cargo), FECHA: (fecha completa y actual) y ASUNTO: (de qué se trata el memo). Asegúrate de que los receptores sean llamados por sus nombres y títulos formales de trabajo correctos. Sé específico y conciso respecto del asunto. Por ejemplo, escribir "Término del Trimestre" como asunto podría significar cualquier cosa para los destinatarios. En su lugar, utiliza algo como: "Nuevos Procedimientos de Presentación para el Término del Trimestre."

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    Escribe un breve resumen acerca del asunto en el segmento de apertura. El propósito de esta sección es aclarar a los destinatarios por qué han recibido el documento y por qué deben leerlo. Escribe el segmento de apertura en un párrafo corto.

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    Agrega un contexto para describir el problema, evento, circunstancia o tema de fondo del momorando. El contexto puede ser la primera frase del párrafo siguiente ("Debido a la confusión en relación con los procedimientos de presentación del último trimestre...") O un párrafo completo y por separado, dependiendo de la cantidad de información que se necesite para que todos los destinatarios se pongan al día. Sigue el contexto en el segmento del asunto, que es la parte en la que describe lo que se está haciendo para resolver el punto en cuestión o el problema ("Estamos poniendo en práctica nuevos procedimientos de presentación para el próximo trimestre..."). Escribe el segmento del asunto en una sola frase o párrafo breve, dependiendo de la complejidad de la cuestión que les ocupa.

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    Añade al segmento del asunto un análisis completo que proporcione información y apoyo adicional. El segmento de discusión debe ser la parte más larga del memorando e incluir todos los hechos y la investigación que respaldan los pasos recomendados en el documento. Comienza con los detalles más relevantes y la evidencia más sólida.

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    Termina con un breve segmento de conclusión, de no más de un párrafo, en el que describas cortesmente las acciones que deseas que tomen tus destinatarios ("A partir del próximo mes, por favor, siga los nuevos procedimientos de presentación..."). Haz énfasis en los beneficios de seguir las instrucciones que se indican en el documento ("Esperamos que estos nuevos procedimientos de presentación les ahorren tiempo y reduzcan su carga de trabajo...").

Consejos y advertencias

  • Adjunta listas, gráficos, artículos u otra información pertinente para el memo. Añade una nota al final de documento para indicar si se incluyen archivos adjuntos, algo como: " Se adjunta: Nuevos procedimientos de presentación".
  • Si es tu primer memorando, pídele a un colega o supervisor que revise si está correctamente escrito y si dejaste algo de lado.
  • Enviar memorandos con nombres, cargos o direcciones de correo electrónico con falta de ortografía provocaría que los colegas no los tomen en serio. Además, resultaría perjudicial para tu reputación cometer este error en repetidas ocasiones. Siempre debes revisar dos veces el documento antes enviarlo.

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