Cómo escribir un memorándum de reunión

Escrito por kim bentley | Traducido por natalia pérez
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Cómo escribir un memorándum de reunión
Un memorándum bien organizado puede sumar al éxito de una reunión, (memo image by Angie Lingnau from Fotolia.com)

Escribir un memorándum para una reunión es una tarea importante que necesita ser realizada correctamente. Cuando hay una reunión llevada a cabo por la gerencia dentro del lugar de trabajo, los empleados necesitan estar bien informados sobre la reunión para recibir la información que va a ser discutida. Escribir un memorándum de manera correcta y precisa será un factor en el éxito final de la reunión.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

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    Establece un encabezado para el memorándum. Usualmente se escribe en cuatro líneas: "Para" (los nombres y puestos de los destinatarios), "De" (tu nombre y puesto), "Fecha" (día en el que el memorándum fue escrito) y "Tema" como por ejemplo "Reunión obligatoria del departamento de recursos humano del 25 de septiembre de 2011 a las 13 horas en la sala de juntas

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    Presenta el tema de la reunión en una declaración breve. Por ejemplo, "el foco de esta reunión es discutir como la transición del proceso de trabajo afecta directamente tu posición en el departamento de recursos humanos". El objetivo de esta parte del memorándum es que lo empleados piensen en la dirección general del tema, en lugar de especular entre ellos. Asegúrate de anotar cualquier material que los empleados deban llevar a la reunión. Esto los ayudará a estar mejor preparados y a que la reunión pueda fluir con mayor facilidad.

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    Escribe el cuerpo del memorándum. Esta sección debe responder posibles preguntas que el empleado pueda tener previo a la reunión. Se puede ahorrar valioso tiempo de reunión contestando preguntas como por ejemplo por qué se trata el tema, quién se ve afectado por eso y cuando se llevarán a cabo los cambios. Aunque esta sección puede entrar en algún detalle, el memorándum en general debe de todas formas ser corto, y generalmente de una extensión no mayor a una página.

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    Agradece a los empleados por adelantado por el tiempo de su trabajo que dedicarán a concurrir a la reunión. Además, agrega algo del estilo de "el gerente X espera con ansias discutir este tema con ustedes y contestar cualquier pregunta que puedan tener al respecto". Esta última parte de la información es una simple cortesía y resalta del tono del memorándum. Además, ayuda a los empleados a estar más preparados pensando sus preguntas por adelantado.

Consejos y advertencias

  • El memorándum debe ser claro y conciso. Evita usar oraciones largas y complejas. Asegúrate de revisarlo, corregirlo y editarlo antes de enviarlo.

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