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Cómo establecer prioridades y lograr terminar el trabajo

Escrito por marie dellamy | Traducido por tere colín
Cómo establecer prioridades y lograr terminar el trabajo

Priorizar es clave en la gestión eficaz del tiempo.

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Tal vez el aspecto más importante de la gestión del tiempo es priorizar. Determinar cuáles objetivos necesitas llevar a cabo y ponerlos en orden de importancia es crucial para lograr terminar cualquier trabajo en el momento oportuno.

Nivel de dificultad:
Moderado

Instrucciones

  1. 1

    Establece una fecha de vencimiento para tu tarea. Si se trata de una tarea relacionada con el trabajo, probablemente te han dado una fecha de vencimiento. Si estás trabajando en algo personal, como la remodelación de tu cocina, por ejemplo, necesitas elegir una fecha para concluirla. Asegúrate de darte un tiempo razonable para realizar el trabajo.

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    Divide la tarea en pasos más pequeños que se puedan realizar de uno en uno. Si tienes que entregar un informe de negocios para el trabajo, puedes dividir el informe en categorías como preparación, investigación, desarrollo y composición. Hacer distinciones claras entre cada paso de un proceso te ayuda a mantenerse enfocado en una tarea a la vez, en lugar de perder el tiempo intentando realizar varias tareas al mismo tiempo durante todo el trayecto hasta el final.

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    Da prioridad a cada tarea. Este es un paso esencial en la gestión eficaz del tiempo. Revisa tus pasos y decide cuáles son los más importantes. Por ejemplo, para un informe de negocios necesitas determinar qué tanto de cada etapa estará representado en el informe final. Puede ayudar crear un gráfico circular o escribir porcentajes para cada paso. Si tu informe es acerca de las tendencias actuales del mercado, la etapa de investigación tendrá un porcentaje mayor que las otras etapas, por lo que deberá ser colocado en la parte superior de la lista de prioridades. Planea completar los pasos más importantes en primer lugar.

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    Desarrolla "puntos de referencia" para medir tu progreso. Si tu fecha de vencimiento es para dentro de varias semanas o meses, tus puntos de referencia podrían ser representados por fechas reales en el calendario. Por ejemplo, cada pocos días puedes crear un punto de referencia como "tener la investigación completa antes del viernes" o "redactar la introducción para el martes". Si tu trabajo debe ser realizado en cuestión de horas, los puntos de referencia podrían ser de cada 30 minutos o una hora, como "enviar un correo electrónico al jefe a las 10:00 a.m." o " llamar al gerente a las 10:30 a.m.".

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    Crea e imprime un calendario de cuenta regresiva. Visita un sitio web de creación de calendarios como vertex42.com y selecciona una plantilla. Muchos sitios web ofrecen la posibilidad de descargar una plantilla de calendario e insertar texto en cada día. Ponle una etiqueta al día de referencia y coloca el calendario donde puedas verlo constantemente. Utilizar una herramienta en línea como Google Calendar también puede serte útil.

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    Establece recordatorios y alarmas para tus puntos de referencia. Esto se puede hacer estableciendo las alarmas del calendario incorporadas en las cuentas de correo electrónico de los clientes como Microsoft Outlook y Lotus Notes. Un mensaje emergente aparecerá en la pantalla para recordarte tus tareas. Si tu correo electrónico de cliente no tiene esta característica, Google Calendar es una buena opción. Si no pasas mucho tiempo frente a la computadora, configura una alarma de teléfono celular o pídele a un amigo que te recuerde.

Consejos y advertencias

  • Puede ayudarte fijar una fecha de terminación un poco antes de que el trabajo se tenga que concluir en realidad. Esto te dará un poco de flexibilidad en caso de que tengas complicaciones.

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