Fortalezas de un recepcionista

Escrito por marie-pier rochon | Traducido por maría j. caballero
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Fortalezas de un recepcionista
Un recepcionista competente entiende que una de sus funciones implícitas es representar a la empresa. (Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images)

Una recepcionista es a menudo la primera persona a la que contactarías en las empresas más grandes, aun cuando sabes quién es la persona con la que necesitas hablar. Contesta el teléfono y es la primera cara que verás cuando visites la oficina en persona. Su comportamiento y su conducta son el reflejo externo de la organización y su papel es crucial en darte una buena primera impresión de la empresa. Se asegura de que los invitados y los clientes se sientan bienvenidos y de que los miembros del público en general pueden obtener la información que necesitan en el momento oportuno.

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Personalidad agradable

La personalidad de un recepcionista es crucial para dar a los clientes y huéspedes primeras impresiones positivas. Debe ser capaz de completar sus tareas como contestar teléfonos, enrutar las llamadas y darle la bienvenida a los visitantes de una manera cortés y profesional. Debe ser amable y considerado al responder a las preguntas y brindar información precisa sobre la organización. Una sonrisa genuina es una manera simple, pero muy efectiva de mostrar una personalidad agradable y hacer que dure una primera impresión entusiasta. Al ser un punto de contacto de servicio al cliente, la recepcionista también debe aprender a controlar sus emociones y controlar sus niveles de estrés y enojo cuando trata con clientes difíciles. Siempre debe reaccionar de una manera tranquila y diplomática.

Comunicador fuerte

Ser un oyente activo, un comunicador claro y entender complejos documentos escritos son habilidades de comunicación que un recepcionista debe poseer. Tiene que ser capaz de escuchar pacientemente a los clientes, entender su solicitud confirmando sus deseos y resolver el problema de manera adecuada. Al dar información y direcciones, debe utilizar términos claros y sencillos para que los invitados, clientes y colegas entiendan fácilmente. Dado que trabaja con una variedad de procesos y procedimientos, también tiene que entender la comunicación escrita de una variedad de documentos relacionados con el trabajo.

Organización

Dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad de la función de la recepcionista, puede tener un alto número de personas que dependen de su fiabilidad y capacidad para cumplir con las múltiples obligaciones. Un fuerte sentido de organización, atención al detalle, independencia e iniciativa son cualidades que necesita un recepcionista organizado. Un recepcionista que asume responsabilidades y retos múltiples y cumple con todos sus plazos y requisitos de trabajo será conocido como un trabajador confiable y seguro en el interior de la empresa.

Experto

Un recepcionista debe conocer la información correcta para responder a las preguntas de los ciudadanos en general, clientes e invitados. Ser capaz de proporcionar información esencial sobre la empresa, sus actividades y la ubicación de los miembros del personal y los departamentos son los datos básicos que cada recepcionista debe saber. También, dependiendo de las tareas requeridas de un recepcionista, debe ser capaz de utilizar una serie de herramientas de tecnología de oficina que le ayudarán a ser eficiente y completar sus tareas en el tiempo dado.

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