Procedimiento contable para lidiar con cheques no cobrados

Escrito por marquis codjia | Traducido por pilar celano
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Procedimiento contable para lidiar con cheques no cobrados
Cheques no cobrados. (Creatas/Creatas/Getty Images)

En el contexto corporativo, los procedimientos contables para cheques no cobrados o presentados luego de determinado periodo de tiempo ayuda a los jefes de los departamentos a explicar a sus subordinados la importancia de informar la liquidez a tiempo. Con un mecanismo de registro de efectivo adecuado, los supervisores funcionales pueden decirles a los líderes principales, con confidencialidad, si hay suficiente dinero en los cofres corporativos para cumplir con los compromisos comunes a largo plazo y las obligaciones significativas.

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Relevancia del procedimiento

Las compañías adoptan una política sobre cheques no cobrados para acatar la ley y guiar el tesoro corporativo y a los encargados del proceso de registro. Al hacerlo, los jefes de departamento les dicen a sus subordinados por qué es importante detectar el dinero de la compañía, para que los líderes principales sepan cuánto dinero hay en determinado momento. Con esta información, los ejecutivos de más alto rango pueden tomar las decisiones necesarias para poner a la empresa en el mapa competitivo, determinar cuánto pedir prestado u obtener en mercados financieros, y reasegurarles a los acreedores e inversores sobre la situación financiera de la compañía a largo plazo. En general, un procedimiento para lidiar con cheques no cobrados proporciona una guía para el manejo de la liquidez, seguimientos con los beneficiario de los cheques y conformidad regulatoria.

Monitorear una cuenta de efectivo

Al monitorear la cuenta de efectivo principal de una compañía, quien lleva los registros puede determinar con precisión cuánto dinero ingresará y saldrá de la compañía. El contador junior puede utilizar herramientas, como diferentes hojas de liquidez, declaraciones de flujo de efectivo y extractos bancarios, para calcular los cheques que la compañía emitió durante determinado periodo, con los cheques pendientes en la fecha de revisión. Una forma rápida y sencilla de determinar la relación del cobro de cheques es llevar a cabo una conciliación bancaria, que implica comparar elementos en una cuenta bancaria corporativa con registros de operaciones. La relación de cobro de cheques equivale a la cantidad de cheques emitidos dividido la cantidad de cheques cobrados. Si el sistema métrico no equivale al 100 por ciento, significa que se trata de cheques que no se cobraron hasta la fecha de revisión.

Contacto con beneficiarios

Luego de determinar la cantidad de cheques no cobrados, la persona encargada de llevar los registros de la compañía llama a los beneficiario, avisándole que la empresa emitió un cheque en determinada fecha y preguntando si lo recibieron. Si la respuesta es negativa, se notifica al departamento, que puede cancelar el cheque viejo y emitir uno nuevo. Si un beneficiario corporativo ya cerró o se encuentra en quiebra con un síndico designado por la justicia, la compañía envía los importes adeudados directamente a este.

Bienes no reclamados

Si una compañía tiene un cheque no cobrado en sus registros y no puede ponerse en contacto con el beneficiario, las normas corporativas indican que la empresa debe enviarle fondos al departamento de tesorería e indicar ciertos datos, como el nombre del beneficiario, el motivo del pago y la información de pago. Si el cheque es en concepto de pago de dividendos, los fondos van al Federal Deposit Insurance Corporation (Corporación de Seguro de Depósitos Federales).

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