Reglas para sellos de firma

Escrito por sylvia cochran | Traducido por karolynne gardim
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Reglas para sellos de firma
Algunas profesiones no usan sellos de firma porque la revisión personal es requerida. (stamp print image by Pali A from Fotolia.com)

En lugar de colocar manualmente una firma a diversos pedazos de papel, los funcionarios del gobierno (y aquellos en posiciones de la clase de autoridad que requiere la firma frecuente de documentos similares o idénticos) agilizan el proceso con la ayuda de sellos. Existen varias normas que rigen el uso de sellos de firma para evitar la aprobación de los documentos que realmente no pasarían el proceso de revisión por parte del firmante autorizado. Estas regulaciones abarcan no sólo a la persona cuyo nombre aparece en el sello de la firma, sino también a aquellas autorizadas a usar el sello.

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Documentos aceptables

Dependiendo de la jurisdicción, los jueces y comisionados definen el alcance de los documentos a los cuales los empleados y el personal de apoyo, pueden colocar una firma estampada sin la aprobación de pieza por pieza. Un buen ejemplo es el sistema de la Corte de Utah, que permite a los empleados (quienes han recibido aprobación previa de un juez o de un comisionado) sellar la firma de algunas fianzas, órdenes de detención, órdenes civiles no impugnadas, por despido, para mostrar causa, tomar a un acusado bajo custodia, las citaciones y otras órdenes seleccionadas. Con frecuencia, los jueces o comisionados apoyan directamente al personal sobre una base de caso por caso cuando desean ampliar las normas para el uso de sello de firma en otros documentos de uso frecuente también.

Responsabilidad por uso

Un empleado que recibe el permiso de usar un sello de firma en nombre de una persona en autoridad debe tener en cuenta el uso correcto del instrumento. Para tal fin, las diversas jurisdicciones exigen un secretario del tribunal para firmar personalmente bajo un sello de firma para demostrar quién lo colocó allí. Si un documento se encuentra fuera del uso general aceptable de un sello de firma, pero el empleado lo sella, tiene que firmar su nombre bajo el sello y también indicar él ella colocará la firma estampada con una autorización previa. En algunos entornos de negocios, las reglas escritas para el uso del sello de la firma protegen a los funcionarios autorizados de las ramificaciones legales asociadas con el fraude cometido por un empleado deshonesto. Aunque la empresa aún puede ser responsable civilmente, es probable que el funcionario no tenga que enfrentar un juicio penal.

Limitaciones de uso

Algunas profesiones no podrán utilizar sellos de firma, ya que cada documento requiere un signo oficial de una revisión personal. Un buen ejemplo es el tasador de bienes raíces de Utah que no pueden permitir que los empleados firmen los informes de evaluación con un sello de firma. Cabe destacar que un tasador tiene el derecho de delegar la firma de un documento a otra persona, pero incluso en este caso, el empleado debe firmar el informe a mano e indicar que su firma hace la función de la del tasador oficial. Por otra parte, una nota por debajo de la firma manuscrita del secretario debe explicar que el firmante tiene la aprobación oficial para validar el documento.

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