Requisitos para control de documentos

Escrito por victoria mcgrath | Traducido por juan manuel rodriguez
Requisitos para control de documentos

El no cumplir con los requisitos de control de documentos puede ser costoso.

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La seguridad y custodia de documentos se inicia con la capacitación del personal y la gestión de instalaciones. Las medidas de control de documentos existen desde la entrada inicial de la organización a largo plazo. Las características a tener en cuenta en la aplicación de medidas de control de documentos incluyen la confidencialidad y el acceso público a los archivos, el control de procedimientos de duración y destrucción, la gestión de documentos físicos y de documentos electrónicos.

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Requisitos del personal

La gestión y el personal determinan las calificaciones de control de documentos. Las cualificaciones del personal, investigación de antecedentes y las restricciones de empleo dependen del tipo de documentos bajo el control de gestión. Los empleados que trabajan con documentos legales que se mantienen en un sistema judicial requieren una verificación de antecedentes penales. Los trabajadores de documentos financieros pueden solicitar una revisión de antecedentes financieros. Los trabajadores que manejan documentos federales, estatales, locales, bancarios y de vivienda con información personal y números de seguridad social suelen requerir por lo menos una comprobación de los antecedentes.

Requisitos del negocio

Las empresas deben proporcionar instalaciones seguras basadas en el tipo de documentos bajo control. Los documentos individuales o archivos de documentos con información personal deben ser seguros en todo momento. Las organizaciones privadas deben decidir qué documentos deben ser asegurados en áreas restringidas, o riesgo de responsabilidad legal para acceso no autorizado a la información privada.

Documento de control inicial

Una empresa debe tener acceso a los procedimientos de control de documentos desde la toma inicial de los documentos confidenciales. Los documentos no confidenciales se pueden procesar casualmente. Los entrantes confidenciales deben ser sellados con la fecha para verificar si el documento fue presentado a la oficina. Se puede utilizar un sello o un método diferente para los documentos entregados por medios electrónicos, en persona, por correo o por fax.

Control de documentos confidenciales

Un documento con toda la información personal, incluyendo nombre, dirección, número de teléfono, número de seguro social, información de la familia, historia clínica, historia financiera o datos personales no divulgados deben mantenerse confidencial. Los controles de documentos para documentos o archivos confidenciales limitan el acceso de la persona a su expediente personal o del representante de la empresa que necesite acceder a la información por razones de negocios.

Control de documentos de acceso público

Los documentos de acceso público deben ser etiquetados de manera diferente que los documentos confidenciales. El personal cualificado debe ser instruido sobre los requisitos mínimos de acceso. Un procedimiento formal debería detallar cómo un documento o archivo puede ser visto o puesto en libertad. Puede utilizarse una hoja de registro, o puede mantenerse una forma de identificación personal hasta que se devuelva el documento o archivo. Las leyes federales y estatales que restringen o permiten el acceso deberían estar disponibles en forma impresa.

Duración y destrucción de control de documentos

El control de documentos requiere limitaciones de duración para el mantenimiento de documentos y directrices estrictas sobre la destrucción segura. Se pueden aplicar reglas y regulaciones específicas de la industria. Los empleados capacitados determinan cuándo y cómo poner fin al control de documentos en base a las características de los mismos. Estas incluyen la información en los documentos, su edad y su propósito. Los documentos pueden ser destruidos después de no necesitarse la información, haber expirado el tiempo establecido para mantener la información o el documento ya no es necesario para su propósito original.

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