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¿Cuáles son las funciones de un coordinador de conferencias y banquetes?

Escrito por johanna miller | Traducido por maría j. caballero
¿Cuáles son las funciones de un coordinador de conferencias y banquetes?

Un coordinador de banquetes se encargará de todos los detalles de tu evento.

Jupiterimages/Photos.com/Getty Images

Los coordinadores de conferencias y banquetes planifican todos los detalles de tu convención o reunión. Trabajan junto con el lugar de celebración, el abastecedor de la comida, el orador, los instructores, las instalaciones de alojamiento, las agencias de viajes y cualquier otro servicio que puedas necesitar para que tu evento sea un éxito. Los coordinadores a menudo trabajan para hoteles o centros de convenciones; también pueden trabajar para un servicio independiente.

Sitio de reunión

Un coordinador independiente localizará un lugar para tu evento. Es responsabilidad del coordinador contratar un hotel o lugar de reunión. Si estás planeando un seminario de un día, un retiro de fin de semana o recepción de boda, el coordinador te ayudará a seleccionar el lugar apropiado. Reunirá información sobre precios, disponibilidad y servicios disponibles en varios sitios y hará recomendaciones en cuanto a qué lugar se adapta mejor a tus necesidades.

Planificación del menú

El coordinador ofrecerá sugerencias de menús para tu evento. Puede ayudarte a planear comidas, aperitivos y horas de cóctel. Un coordinador se encargará de las pruebas de gusto de diversos servicios de comidas y panaderías, y te dará varias opciones para tu evento. Puedes recomendar opciones de menú para las fiestas temáticas, tales como un luau hawaiano, la fiesta del Cinco de Mayo o un festival italiano. Una vez que elijas las opciones del menú, el coordinador trabajará con el servicio de comidas para garantizar que todos los detalles son atendidos. Recibirá el recuento de cabeza para el servicio de comida y hará los arreglos para las comidas necesarias para cumplir con las restricciones dietéticas.

Alojamiento y viajes

Cuando se planifica una conferencia que reúne a gente de diferentes lugares, el coordinador puede organizar viajes y alojamiento. Éste negociará precios para el transporte aéreo, transporte terrestre y alojamiento. También puede proporcionar una fuente central para que todos tus invitados hagan las reservaciones.

Presupuesto financiero

Los coordinadores de la conferencia te ayudarán a mantenerte dentro del presupuesto para tu evento. Son capaces de negociar precios y ofrecerte varias propuestas de diferentes proveedores de servicios. El coordinador también puede ofrecer soluciones alternativas para que puedas mantenerte dentro del presupuesto. Por ejemplo, pueden sugerir la celebración de tu evento en un día de semana, cuando los precios son generalmente más bajos.

Publicidad y mercadeo

Un coordinador de conferencia va a organizar todas tus necesidades de mercadeo impreso y web para tu evento. Trabaja con las agencias de publicidad e impresores para preparar páginas, invitaciones, carteles, tarjetas de identificación, documentos y comunicados de prensa. Si el evento es abierto al público, puede organizar la publicidad y venta de entradas. Ofrecerá sugerencias sobre la mejor manera de atraer a una gran asistencia y recoger cotizaciones de precios de diferentes proveedores para cuidar de tu publicidad y necesidades de mercadeo.

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