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¿Cúal es la descripción del puesto de un coordinador de banquetes?

Escrito por donna g. morton | Traducido por cp mérida
¿Cúal es la descripción del puesto de un coordinador de banquetes?

Un coordinador de banquetes tiene una fuerte capacidad de organización y liderazgo.

mesa celebracion image by mercedes navarro from Fotolia.com

Una posición importante en la industria de la hospitalidad y del servicio gastronómico, es el de un coordinador de banquetes que planifica y supervisa los eventos gastronómicos, bebidas y entretenimiento celebrados en restaurantes, hoteles, centros de convenciones o centros turísticos. Los almuerzos, entregas de premios, recaudación de fondos, desfiles de moda, convenciones y banquetes de boda son algunos de los eventos puede hacer un coordinador de banquetes involucrado. Con mucho trabajo orientado en los detalles que a menudo involucra largas horas, el papel puede ser estresante, pero también gratificante para las personas con una buena dirección en la organización, y habilidades relacionales.

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Ventas y mercadeo

Además de los servicios de reserva, algunos coordinadores de banquetes son responsables de la promoción y venta de servicios de su empleador a los clientes potenciales. Una empresa que planea una convención o una futura novia en busca de un hall de recepción puede limitar sus opciones ponerse en contacto con los coordinadores de banquetes, que deben ser capaces de describir minuciosamente sus servicios, cómo éstos serán coordinados, asesorados y formular recomendaciones sobre la base de los deseos del cliente, además de ser capaz de trabajar dentro de las condiciones presupuestarias.

Planificación y coordinación de alimentos

Los coordinadores de banquetes debe tener conocimiento de las técnicas de preparación de alimentos y estilos así como las leyes y los reglamentos de licores. Una vez el cliente ha hecho la selección de la comida y la selección de bebidas, el coordinador de banquetes se asegura de que todo está preparado y presentado a las expectativas del cliente. Esto implica la comunicación con los chefs, gerentes de alimentos y bebidas y el personal, así como a veces las entrevistas y la contratación de servicios de proveedores de alimentos e instrucción de su personal. El coordinador de banquetes supervisa la puesta en marcha de las instalaciones, teniendo cuidado de que hayan mesas y sillas suficientes, que las zonas de servicio estén disponibles y arregladas para facilitar el acceso, que las tarjetas de los nombres estén correctamente colocados, la mantelería esté limpia y que todos los utensilios para servir y comer estén disponibles. Están pendientes que no falten alimentos ni bebidas y que todas las áreas del salón de banquetes permanezcan limpias y libres de desorden. También es vital que los coordinadores de banquetes estén al tanto de todas las normas del departamento de salud y reglamentos relacionados con los servicios gastronómicos.

Oraganización de las instalaciones

El coordinador de banquetes cubre todas las bases al asegurarse de que el evento no carecerá de las disposiciones necesarias para su buen funcionamiento. Esto incluye consultar con el personal técnico de construcción y mantenimiento para que los micrófonos estén funcionales y en su lugar, todos los enchufes eléctricos y detectores de humo están en condiciones de seguridad y de trabajo, y que las pantallas, proyectores, computadoras y todos los otros tipos de audio y vídeo estén configurados y colocados correctamente. El coordinador de banquetes se asegura de que el podio de los oradores, el escenario para las bandas y las instalaciones son seguras y están listas para los DJs, y que todos los sistemas de iluminación y sonido estén probados. También dirigirá a los floristas, a las empresas de catering, a los decoradores y a los artistas sobre dónde entregar, organizar y almacenar los elementos necesarios para sus funciones específicas en el evento.

Solución de problemas

Si bien el objetivo de un buen coordinador de banquetes es ver que los eventos procedan sin ningún tipo de complicaciones, pueden surgir situaciones que están fuera del control del coordinador. Esto podría incluir que los empleados llamen avisando que están enfermos en el último minuto, problemas técnicos con el equipo y las inclemencias del tiempo que amenazan con arruinar un evento al aire libre. El éxito de los coordinadores de banquetes es que se anticipen a los problemas y tengan planes de respaldo en su lugar, así como también personas disponibles quienes pueden corregir estas situaciones. El coordinador de banquetes debe ser un solucionador de problemas que puede tomar decisiones rápidas y delegar responsabilidades sin dejar de ser profesional y agradable en medio de una situación estresante.

Preparación de la carrera

Muchos establecimientos prefieren que los coordinadores de banquetes posean el título de licenciado en administración hotelera, de negocios o un área similar de estudio. La experiencia también es clave para obtener esta posición, y muchos coordinadores inician sus carreras en los rangos inferiores de servicio de alimentos.

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