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Cómo manejar el inventario de artículos de oficina

Escrito por cindy phillips | Traducido por karen angelica malagon espinosa
Cómo manejar el inventario de artículos de oficina

Mantener un inventario de artículos de oficina evita cambios en el trabajo.

Christopher Robbins/Photodisc/Getty Images

Cualquier persona que trabaje o maneje una oficina entiende la importancia de mantener un inventario de artículos de oficina. Nada hará que el trabajo progrese de forma más rápida que la falta de artículos básicos como bolígrafos, cartuchos para impresora, papel u otros artículos que se usan diario. Sin embargo, el manejo de inventario es tan importante como mantenerlo. Puedes aplicar algunas reglas simples para un inventario básico.

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Conserje

Una de las primeras reglas del manejo de un buen inventario es asegurar que cuente con un buen director. Designa a un conserje. El mantenimiento exitoso del inventario significa saber qué tienes a la mano, por cuánto tiempo van a durar, el valor del inventario y el monitoreo del lugar a donde va cuando sale del área de suministro. Los artículos de oficina incluyen muchos artículos pequeños que se pueden agotar rápido. El inventario se debe guardar en un área segura con acceso limitado a unos cuantos empleados. Mantén un registro de los artículos despachados y de los artículos reemplazados.

FIFO

FIFO es el acrónimo en inglés para los ingresos y los egresos. Se trata de un término contable para informar sobre el valor del inventario y asegura que los artículos se compren antes de usarlos para que el valor siga siendo exacto. Esta también es una forma inteligente de evitar que el inventario se vuelva anticuado u obsoleto. Los artículos de primera necesidad son los que se deben usar primero. Cuando se compra un inventario de reemplazo, ponlo detrás del inventario antiguo e instruye a los empleados a que pongan los artículos en el frente. Los artículos que utilizan tinta se pueden secar, el papel se puede tornar amarillo y las partes del equipo se pueden volver obsoletas. Usa el método FIFO para reducir el desgaste y mantener tu inventario fresco.

Compra de apalancamiento

Mantener un inventario de artículos de oficina permite que un negocio tenga la oportunidad de comprar cantidades más grandes, lo que se traduce en ahorros por descuentos. Estos ahorros se acumularán rápidamente cuando compres la mayoría de los artículos al mayoreo. Si la compra de todos los artículos se realiza a un solo vendedor, usa también ese poder adquisitivo para negociar los ahorros en artículos más pequeños. Toma ventaja de los programas de recompensas que se ofrecen a los proveedores. Los artículos de oficina son un negocio competitivo, así que usa un proceso de oferta para determinar qué empresa ofrecerá el mejor programa para tus necesidades.

Organización

La clave en el manejo exitoso de un inventario es la organización de los artículos. Para que el sistema sea eficiente, los empleados necesitan ser capaces de ingresar a lo que necesiten cuando lo necesiten. Los artículos se deben poner a la vista junto con los artículos que más se usaron para que sean fáciles de alcanzar. Los artículos que se usaron menos van en las repisas más altas pero asegúrate de que no se te olviden. Envía una lista de inventario de los artículos que haya que abastecer y dónde se pueden encontrar. Mantén el área limpia y ordenada. Reemplaza los artículos con tiempo de anticipación para mantenerlos en venta, en especial los artículos importantes. Desecha los artículos obsoletos sobre una base regular.

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