Cómo compensar a tus empleados por las horas de viaje

Escrito por kyra sheahan | Traducido por maria della cella figueredo
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Cómo compensar a tus empleados por las horas de viaje
Compensa a tus empleados por el viaje durante las horas laborales. (Maria Teijeiro/Digital Vision/Getty Images)

Si un trabajo hace que el empleado deba viajar fuera de la oficina, los empleadores deben tener políticas fijadas que abarquen las pautas para la compensación y rembolso de viáticos. El tiempo del empleado que se usa para viajar no es necesariamente productivo, a menos que el empleado viaje en bus, tren o avión y pueda trabajar durante el viaje. Sin embargo, hacer que el empleado viaje hace que sea responsabilidad del empleador compensarlo por el tiempo de viaje.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Fija una tarifa para el reembolso por viaje por hora para la compañía. Haz que se trate de una tarifa estandarizada equitativa para los empleados dentro y fuera del convenio. Si tu compañía también reembolsa el kilometraje utilizado en el vehículo personal del empleador, detalla la tarifa por kilómetro. También querrás decidir si tu compañía reembolsará a los empleados por la compra de gasolina necesaria para viajar en sus automóviles.

  2. 2

    Lleva un seguimiento del viaje del empleado. Crea un formulario de compensación por viaje que puedas presentar al departamento de Recursos Humanos, de esta forma se lo compensará de forma correcta. Este formulario detalla la información sobre las fechas, horarios y distancias viajas, junto con el medio de transporte. Los gerentes deben aprobar los formularios antes de presentarlos para el pago.

  3. 3

    Revisa el tiempo y la distancia viajada en el formulario una vez que el empleado lo presente. Si tu empleado maneja dos horas de una ciudad a la otra, el tiempo de viaje debe ser congruente con la distancia viajada. Pregunta sobre cualquier cantidad de horas o distancias que no sean correctas. Si sólo le debe llevar dos horas al empleado viajar de un punto al otro, pero a el le llevó 6 horas, necesitarás averiguar por qué, es posible que no debas compensarlo por todo ese tiempo.

  4. 4

    Solicita las facturas de gasolina. Si el empleado manejó su auto personal y tuvo que llenar el tanque, la factura sirve como prueba y puede presentarte junto al formulario de compensación. Colecta todos los recibos relacionados con los costos de viaje, como por ejemplo el alojamiento si el empleado tuvo que quedarse a dormir para una conferencia.

  5. 5

    Suma todos los gastos del viaje, incluyendo la tarifa de reembolso de viaje por hora, la del kilometraje y las facturas. Coloca el costo final de la compensación por viaje del empleado en el formulario y preséntalo al departamento de RR. HH. o al sector correspondiente dentro de tu compañía.

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    Entrégale un cheque individual al empleado por su compensación o agrega la cantidad a su salario. Ten en cuenta que si la compañía lo reembolsa en su sueldo regular por gastos como gasolina y alojamiento, el empleado tendrá que pagar impuestos por estos valores adicionales. Tu compañía tendrá que decidir el medio más apropiado para reembolsar a sus empleados.

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