Nueve habilidades necesarias para convertirte en una asistente administrativa exitosa

Escrito por anne hirsh | Traducido por morena parras
Nueve habilidades necesarias para convertirte en una asistente administrativa exitosa

Las asistentes administrativas deben de poseer una serie de habilidades para realizar su trabajo.

Jupiterimages/Photos.com/Getty Images

Las asistentes administrativas deben ser versátiles, ya que a menudo son necesarias para realizar una variedad de tareas. El objetivo principal de cualquier asistente administrativa es mantener la oficina o empresa organizada y funcionando sin problemas, para que otros empleados puedan centrarse en su propio trabajo. Además de las habilidades técnicas y sociales, las asistentes administrativas deben ser pacientes, trabajadoras y amables.

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Software de computadora

Las asistentes administrativas utilizan el correo electrónico, programas de procesamiento de textos, de hoja de cálculo y de base de datos con frecuencia. Microsoft Office un sistema basado en Windows es común en entornos de oficina, por lo que las habilidades de ese conjunto de programas son esenciales. La capacidad de utilizar otro software de oficina relacionado y una comprensión del sistema de Mac también puede ser útil.

Mecanografía

Una sub-categoría de habilidades de computación, la mecanografía rápida y efectiva es esencial para una asistente administrativa. Es probable que necesites tomar notas o dictados de forma rápida.

Comunicación

Debes ser capaz de hablar y escribir de forma clara, con una excelente gramática y técnica, ya que puedes ser responsable de la comunicación interna y con los clientes. La clave para toda buena comunicación es poder expresar las ideas de forma clara y concisa, ya sea verbal o escrita.

Habilidades telefónicas

Las habilidades telefónicas incluyen comunicación, tecnología y pensamiento crítico, lo que significa que puedes manejar varias líneas con llamadas entrantes y salientes, manteniendo una comunicación clara para que cada persona en el teléfono sienta que tiene toda tu atención durante el tiempo que la necesiten. También puede ser necesario filtrar las llamadas de tu jefe, por lo que la capacidad de filtrar las llamadas para determinar rápidamente su importancia es crucial.

Investigación

Muchas asistentes administrativas realizan tareas de investigación básica para sus empresas. Esto generalmente significa investigación en internet, posiblemente para obtener más información sobre competidores, buscar tecnología emergente en tu campo o hacer los arreglos de viaje más rentables para los empleados que viajan. Debes ser capaz de encontrar rápidamente información precisa en línea y saber cómo detectar las fuentes fiables y ordenarlas a partir del contenido confiable en línea.

Servicio al cliente

Las habilidades básicas de servicio al cliente te permiten representar a la empresa cuando otros no están alrededor. Esto es particularmente esencial si eres el primer contacto de la oficina con los clientes.

Organización

Tu función clave como asistente administrativa es mantener todo organizado. Esto significa la organización física, tal como saber dónde se encuentran todos los materiales y asegurarte de pedirlos cuando se estén agotando. De igual importancia es la organización electrónica. Debes ser capaz de encontrar cualquier archivo o información electrónica de inmediato aún cuando otros a tu alrededor pierdan el control de sus documentos o correos electrónicos.

Gestión del tiempo

Debes mantener tu trabajo y el de tu jefe a tiempo y de poder controlar a otros de forma gentil con agendas previamente establecidas. Esto podría requerir habilidades adicionales en negociación y gestión de personal.

Tecnología en general

Cuando algo sale mal en la oficina, afecta a todos. Si tienes un entendimiento claro de la tecnología de la oficina, podrás arreglar problemas menores tales como una impresora atascada o un bloqueo menor de una computadora, incluyendo la tuya.

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